Как выиграть бой с прокрастинацией: 11 приемов тайм-менеджмента

Прокрастинацию уже называют болезнью 21-го века, ведь люди постоянно откладывают дела на потом. Нас отвлекают телефонные звонки, социальные сети, сложно собраться и довести дело до конца. Хорошая новость в том, что с прокрастинацией можно и нужно бороться. Новая книга Брайана Трейси «Тайм-менеджмент» (издательства “Манн, Иванов и Фербер”) рассказывает о том, как перестать откладывать дела на потом и правильно распределить время, чтобы все успеть.

Фото: Фотобанк Фотодженика

1. Запрограммируйте мозг

Всё начинается с правильных установок. Хорошие тайм-менеджерские умения гарантируют карьерный рост. Если вы повысите эффективность использования времени, то продуктивность тоже вырастет. А вместе с ней — и результаты труда, денежное вознаграждение и удовлетворенность собой.

Если у вас возникнет ощущение перегруженности работой, остановитесь, сделайте перерыв и скажите себе: «Я хорошо организованная и высокопродуктивная личность». Это поможет вам справиться с любой трудностью.

2. Прекратите откладывать дела на потом

Успех или провал зависит от вашего отношения к прокрастинации. Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением задачи, произнесите: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!». Самое удивительное, что, повторив эту фразу раз 10, 20 или 100, вы почувствуете желание взяться за работу и выполнить ее.

3. Организуйте время блоками

Для успешной работы разделите время на продуктивные блоки — найдите в своём расписании свободные отрезки времени, когда вы можете полностью сосредоточиться на поставленной задаче.

Например, приучите себя работать по утрам, когда вы наиболее свежи и бодры. Другой отрезок времени, который легко приспособить для своих нужд, — время обеда. Вы можете отключить телефон, интернет и другие гаджеты и спокойно поработать, пока все остальные находятся за пределами офиса.

4. Контролируйте перерывы

Неожиданные и незапланированные перерывы — одна из основных статей расхода времени в бизнесе, да и в любом другом деле. Организуйте рабочее пространство таким образом, чтобы ваши коллеги не могли обратиться к вам напрямую. Чем реже вы отвлекаетесь на незапланированные перерывы, тем больше вы успеваете сделать. Ведь после разговора на 5 минут вам потребуется 20 минут, чтобы вновь погрузиться в выполняемую задачу.

5. Укротите телефон

Телефон может быть прекрасным слугой и ужасным господином. Выключите телефон, когда находитесь на совещании с коллегами, подчиненными, начальником или клиентами, — откажитесь от него. Не позволяйте, чтобы вас прерывали и отвлекали.

Редко бывают столь важные звонки, которые не могут подождать. Десять минут, проведенных в ничем не прерываемом разговоре с другим человеком, будут намного продуктивнее, чем 30 или 40 минут беседы, во время которой приходится постоянно отвлекаться и отвечать на звонки. Позже у вас будет возможность перезвонить всем, кто вас искал.

6. Проводите собрания эффективно

25–50% управленческого времени тратится на совещания, однако некоторые из них не приводят к каким-либо результатам. Всегда спрашивайте, действительно ли так уж необходимо это совещание. Если нет настоящей надобности, не стоит его проводить. Если вам не нужно на нем присутствовать, то не ходите. Если вы сами организуете собрание, спросите себя, чье присутствие вам по-настоящему необходимо, и пригласите только этих людей. Только так вы сможете добиться максимального эффекта от собрания.

7. Сгруппируйте задачи

Группировать задачи означает просто делать схожие операции в одно и то же время. Когда вы выполняете ряд похожих или идентичных задач, кривая обучения позволяет вам сокращать время, выделяемое на решение каждой задачи. Так, например, если вы осуществляете подряд пять одинаковых действий, временные́ затраты могут сократиться на целых 80 процентов.

Поэтому при составлении списка дел на день, объедините задачи, чтобы быстрее с ними справиться.

8. Читайте быстрее, запоминайте больше

Мы живем в обществе, основанном на знаниях, и информация играет огромную роль в нашей работе, особенно при принятии решений. Любой уважающий себя человек должен читать как можно больше. Однако это не означает, что вы должны читать всё подряд. Уделяйте внимание только тем книгам и материалам, которые помогают вам добиваться нужных результатов — тех, за достижение которых вас и взяли на работу. Не забывайте применять полученные знания.

Смотрите также:
10 супер-полезных книг по тайм-менеджменту

9. Инвестируйте в личностный рост

Самое главное, что вы можете сделать, чтобы улучшить свои результаты и повысить собственную значимость и ценность для бизнеса, — это стать лучше. Лучше в каждом из важнейших направлений вашей деятельности. Именно поэтому ищите и используйте каждую возможность узнать что-то новое. Находясь в автомобиле, слушайте образовательные аудиопрограммы, например на своем смартфоне. Периодически участвуйте в семинарах и занятиях, проводимых экспертами в вашей области. Запишитесь на курсы повышения квалификации. Развивайтесь.

10. Организуйте рабочее пространство

У эффективных руководителей стол всегда чистый. С поверхности убирается, что не связано с вопросом, над которым человек работает. Порядок позволяет полностью фокусироваться на текущей проблеме и добиваться большего.

Работайте за чистым столом, в хорошо организованном кабинете. Точно так же, как хороший шеф-повар расчищает кухню, прежде чем начать творить и после того как блюдо готово, так и вам следует приводить свое рабочее пространство в полный порядок, перед тем как взяться за дело и по завершении работы над ним.

11. Делегируйте

Делегирование полномочий — эффективный инструмент тайм-менеджмента. Поручайте другим работу, которую они сделают не хуже вас. Используйте «правило 70 процентов». Если сотрудник справится с задачей на 70% качественнее вас, считайте такую задачу первоочередным «кандидатом на вылет» из круга ваших обязанностей и перевода ее в круг обязанностей другого сотрудника. Делегирование позволит вам сосредоточиться на более важных задачах.

Другие полезные советы по организации личного и рабочего времени вы найдёте в книге «Тайм-менеджмент».