Зачем агентству участвовать в digital-тендерах и как обойти конкурентов

Если в агентстве налажена «сарафанка», идут лиды с сайта и соцсетей, зачем вообще эти тендеры? Эксперты тендерной площадки Workspace рассказывают, как правильно участвовать в тендерах, как отличить фиктивный тендер от выгодного, на что обратить внимание при подаче заявки.  

Что такое тендер в digital

Это конкурс, который организует заказчик той или иной услуги: разработки сайта, контекстной рекламы, SMM, мобильной разработки. Заказчиком выступает специалист агентства или же владелец/представитель от бизнеса, а в конкурсе борются потенциальные подрядчики. 

Такие тендеры публикуются на специальных сайтах-площадках, способных выдерживать большие нагрузки и поддерживать тысячи действий пользователей. Например, Digital.Help, «Синапс», Workspace. На последней собраны  десятки тысяч агентств, которым нужны целевые заказы и которые работают во всех существующих сферах онлайн-маркетинга и digital. Это служит почти 100% гарантией того, что заказчик выберет лучшего подрядчика по максимуму критериев, и они смогут сработаться на взаимовыгодных условиях.  

Рассмотрим на примере Workspace порядок работы с тендерной площадкой.

Алгоритм стандартного тендера

1. Заказчик создает карточку тендера, где понятно и подробно описывает задачу и условия ее выполнения.
2. После прохождения модерации тендер публикуется на площадке.
3. Площадка организует электронную рассылку по целевым агентствам. Кроме того, организатор тендера может сам приглашать в него нужных участников. Если же тендер является открытым, все агентства могут на него откликнуться.
4. Заинтересованный подрядчик откликается и ожидает, что решит заказчик. Кроме того, заказчик с подрядчиком еще до финального решения могут коммуницировать, чтобы обсудить промежуточные вопросы и нюансы будущего сотрудничества. Например, если у агентства есть рациональные предложения по вопросу разработки, которые удешевляют и/или могут ее ускорить, оно самостоятельно связывается с заказчиком и рассказывает ему о них.
5. Заказчик изучает поступившие отклики, сравнивает предложения и делает выбор в пользу оптимально подходящего исполнителя. Возможно, потребуются дополнительные переговоры, когда однозначный выбор тяжело сделать. Это решают сами заинтересованные стороны.
6. С выбранным исполнителем заключается договор и начинается работа.

Далее обсудим сильные и слабые стороны тендеров.

Плюсы и минусы тендеров

Начнем с плюсов:

1. Качественный канал привлечения новых клиентов. При этом можно найти их на длительную перспективу сотрудничества. Дело в том, что тендеры чаще организуют для решения комплексных, а не разовых задач.
2. Укрепление своей репутации через позитивные отзывы. Workspace фиксирует в карточках агентств факты победы в тендерах. Это хороший маячок для заказчиков, которые будут под микроскопом изучать профиль агентства.
3. Работа на перспективу. Да, вы можете не выиграть тендер, но заказчик запомнит ваш качественно выполненный отклик и вполне может обратиться в следующий раз уже без тендера.

Не забудем и минусы:

1. Серьезные временные затраты со стороны подрядчиков. Нужно изучить все целевые тендеры, разработать отклики и коммерческие предложения. Оптимально, если в организации найдется человек, который полностью возьмет на себя всю эту работу.
2. Сложность в конкуренции с крупными игроками, если у вас начинающее агентство с малым числом выполненных заказов и именитых клиентов за спиной.

Все это порождает устойчивые, но ошибочные предположения относительно участия в тендерах. Постараемся их развеять.

4 популярных заблуждения о тендерах

В России к ним сформировалось не самое лучшее отношение, спасибо за это госзакупкам с их ворохом оформляемых бумаг, бюрократическими проволочками, откатными схемами и т. д.

Но тендеры в digital принципиально отличаются от них. Итак, мифы.

1. Много документов для подготовки

Нет, все будет в пределах здравого смысла. Это в государственных заказах в целях безопасности и из иных соображений нужно пройти аккредитацию, оформить ЭЦП, собрать и правильно оформить пакет документов.

Нетрудно предположить, сколько времени тратится только на подготовку и найм юристов, которые будут сопровождать всю процедуру. Digital-площадка дает сторонам — заказчику и подрядчику — простую возможность зарегистрироваться, указать название организации, электронную почту и адрес сайта. После этого можно начинать работать.

2. Ограничения со всех сторон

Нет, такого не предвидится! Это государственные закупки симпатизируют ООО, а ИП как-то задвигают на задний план. Весь порядок работы там построен так, что любое уклонение от процедуры карается штрафными санкциями вплоть до выбывания из тендера.

Digital-тендеры отличаются куда большей демократичностью: да, порядок есть и тут (мы описали его выше). Но исполнитель откликается на задачу в свободной форме без заполнения десятков полей и большого шанса утратить все введенные данные из-за случайного сброса формы.

3. Дешевые предложения

В государственных закупках приоритет всегда отдают тем, кто предложит дешевле. Как много заказчиков погорело на желании получить хороший товар или услугу за смешные деньги!

Workspace формирует свою атмосферу для участников, где на первом месте качество работы, опыт работы на рынке, заточенность на потребности заказчика и намерение выполнить его задачи. Все это компенсирует подчас не самые скромные расценки. Но вы знаете поговорку про скупого, платящего дважды.

4. Откаты 

Выигрыш в тендере — результат того, что агентство ответственно отнеслось к задаче, корректно и информативно заполнило свой профиль, рассказало о своих услугах и кейсах, и это стало отправной точкой в решении заказчика. Деньги платятся только за проделанную работу.

Не можем не отметить, что некоторые площадки берут с участников плату, в их работе встречаются скрытые платежи, выплаты процентов за победу в тендерах и прочие ухищрения. Адекватная площадка делает все так, чтобы разработчик тендеров мог пригласить для участия любые агентства напрямую или же подобрать их по критерию точного соответствия описанным задачам. 

Выявляем фальшивый/фиктивный тендер

Важно смотреть и анализировать всю информацию, которую дают о себе участники тендера: название компании, ее контактные данные (если нет телефона или есть только номер сотового — это тревожный звоночек), ответственные лица, физический и юридический адреса и т. п., вплоть до платежных реквизитов. Стоит не только посмотреть официальный ресурс площадки, но и поискать по ней информацию в поисковых системах и прозвонить телефоны. Если на том конце провода вам никто не ответит и тем более окажется, что такого номера не существует, — это повод отказаться от работы на площадке.

У Workspace на этот счет есть полезный момент в функциональности: если автор тендера организовывал его с электронного почты организации, на карточке появится соответствующая пометка. Это знак того, что тендер не является фикцией, потому что использовать корпоративный емейл в мошеннических целях — фактически  самоубийство бизнеса.

Условия выгодного тендера

Конечное решение о выгодности тендера подрядчик заказчик формирует сам на основе изученных предложений, опыта на рынке, финансовой стороны и просто интуиции.

И, конечно, верное решение не принять без общения с заказчиком, где уточняют условия и бюджет, если он указан в неявном виде или в большом диапазоне цен.

Есть и не такие очевидные, но не менее важные аспекты успешного участия в тендере. 

Речь идет об услуге, на которой вы специализируетесь

Допустим, вы специализировались исключительно на разработке сайтов, а заказчик подыскивает агентство на SEO под ключ. В этом случае выиграть тендер у тех, кто давно занимается поисковой оптимизацией — на грани фантастики. Плюс у вас уйдет больше денег и времени на то, чтобы выполнить проект, чем у тех, кто все это делал десятки и сотни раз. 

Не менее важно понимать сферу бизнеса заказчика. Если вы имеете портфолио с многочисленными и успешно продвинутыми мебельными сайтами, еще один такой ресурс вы более чем способны вывести на высокие позиции в поисковых системах или привлечь много трафика на сайт. Соответственно, вы сделаете меньше ошибок в выполнении задач и сделаете все быстрее.  

Организатор тендера четко осознает свои потребности

Заказчик выявляет и описывает все критерии оценки качества работы. Совет исполнителям: если видите конкретное техническое задание, связывайтесь с заказчиком и проясняйте все непонятные или двояко трактуемые моменты. В итоге вы будете знать, нужен ли вам этот тендер с такими условиями, а заказчик увидит у вас искреннюю заинтересованность.

Организатор тендера предусмотрел возможное повышение бюджета

Бюджет вполне может повыситься непосредственно в процессе работы, и часто виновником этого является вовсе не исполнитель — просто у заказчика появляются дополнительные пожелания и требования. И если он не заложил в бюджет дополнительные деньги, ему придется принять только то, за что он заплатил при надлежащем качестве выполнения работы.

Заказчик устанавливает вменяемые сроки выполнения сроки выполнения задачи

Если, например, можно сделать за две недели лендинг с оригинальным дизайном, то за этот же срок продвинуть сайт компании-производителя пластиковых окон в поиске по ВЧ-запросам невозможно.

У подрядчика должно быть достаточно времени на выполнение сообразно решаемой задаче. И лучше, если его будет с запасом.

Смотрите также на эту тему:

Как выиграть тендер PR-агентству. Неочевидные лайфхаки и фишки

Правила победы на тендерных площадках

Ничего сложного — вот понятные и адекватные рекомендации, чтобы выиграть тендер.

Участвуйте в тендерах по своему профилю работы

Мы это уже озвучили, но повторение будет не лишним. Берите проекты, где вы покажете себя специалистом, а не новичком. Причин несколько:

• вы сможете быстрее откликнуться на тендер, чем в случае, когда оформляете отклик на выполнение новой или плохо освоенной услуги;
• когда у вас есть соответствующий опыт, вы сможете быстро проанализировать предложение и принять решение о возможности или невозможности выполнения задач в заданных условиях;
• заказчик, посмотрев на ваше портфолио, увидит работы в своей сфере, и это точно повлияет на его решение;
• у вас есть не просто работы в портфолио, а кейсы с фактами и цифрами, где вы рассказываете, чем и как помогли заказчикам решить их задачи. У ряда исполнителей есть также информация об участии и победах в тематических конкурсах и рейтингах. Вот он — еще один плюс в вашу пользу.

Уделите внимание профилю агентства

Проработайте порядок взаимодействия с тендерами

1. Установите сроки подачи откликов на заявку, характер взаимодействия с исполнителями и т. п.
2. Разработайте стандарты подготовки документов (шаблоны, бланки, образцы презентаций).
3. Назначьте ответственного за участие в тендере. Это может быть специалист по продажам  или маркетолог компании в случае, если проводится тендер на оказание маркетинговых услуг. Пусть он подготовит необходимые документы, изучит проводимые тендеры и составит грамотные отклики.

Применяйте индивидуальный подход в откликах на разные тендеры

Не стоит делать шаблон для откликов, иначе рискуете попасть в неловкую ситуацию, когда вы, например, напишете, как разрабатываете посадочные страницы, а требуется разработка больших интернет-магазинов.

Если вы составляете коммерческое предложение и присылаете организатору тендера— не хвалите там себя любимых, а обозначьте то, что получит заказчик от работы с вами. Например, если тендер проводится на услугу SMM, то благодаря вашей работе с подписчиками социальные сети начнут давать клиентов и продажи. 

Четыре фактора о тендерах, вселяющие оптимизм

1. Участие в тендерах не всегда растягивается по времени и выливается в огромные денежные затраты. Выбирайте площадку, где процедура участия проста и понятна.
2. Сам факт участия в тендере вполне способен обеспечить агентству поступление новых заказов, перспективу работы в крупных проектах и укрепление репутации.
3. Каждый участник должен буквально под лупой изучить техническое задание, условия проведения тендера, всю информацию о заказчике, чтобы понять, что перед ним реальный тендер, а не фикция.
4. Участникам лучше всего откликаться на задачи, касающихся их профиля работы, отказаться от шаблонов в общении с заказчиками и проявлять искренний интерес к их потребностям.

В любом тендере есть три составляющие: тендерная площадка, заказчики и исполнители. Если все они соблюдают предъявляемые к ним требования, работа будет идти как надо, а мифов и заблуждений о тендерах поубавится.