Методы управления редакцией: плюсы и минусы подходов, инструменты
Над созданием контента часто трудится целая команда. Работу редакторов, авторов, корректоров, маркетологов, дизайнеров и других членов команды важно правильно организовать. В Pressfeed.Журнале рассматриваем разные методы управления редакцией: обзор поможет выбрать оптимальный.
По данным Project Management Institute, бизнес теряет в среднем 12% бюджета из-за неуспешных проектов. При этом у компаний, которые не уделяют должного внимания управлению, провальных проектов на 67% больше.
Еще один интересный факт. Согласно Kissflow, только 25% организаций используют программы для управления проектами. Остальные по старинке ведут таблицы и календари.
И это «средняя температура по больнице». В статистике учитываются сложные проекты с несколькими этапами разработки, сотнями исполнителей. Что и говорить о создании контента. Задача по умолчанию кажется простой и не требующей особой организации. Однако внедрение в процессы одного из методов управления проектами пойдет только на пользу. Улучшит коммуникацию, упростит отслеживание KPI, ускорит производство контента и в целом повысит его качество. Рассмотрим методы, которые подойдут для редакций.
Каскадный метод (Waterfall)
Консервативный метод управления проектами. Термин впервые употребил американский ученый Уинстон Уокер Ройс в статье о разработке ПО в 1970-м году.
У метода линейная структура. Задачи выполняют последовательно одна за другой. Требования и сроки устанавливают заранее. Так выглядит процесс:
- Стратегия. На этом этапе нужно поставить цель, задать сроки и распределить ресурсы.
- Требования. Затем указать, как должен выглядеть готовый контент, какие проблемы ЦА он будет решать.
- Планирование. Теперь время обозначить шаги, необходимые для реализации проекта, подготовить ТЗ.
- Создание. Здесь начинается работа над контентом.
- Тестирование. Контент проверяют на соответствие требованиям, вычитывают, показывают экспертам и заинтересованным лицам.
- Публикация. Контент размещают, занимаются его продвижением.
- Оптимизация. Команда анализирует показатели, следит за контентом конкурентов и актуальностью информации, при необходимости обновляет материал.
Когда применять: если нужно следовать четкому плану и соблюдать сроки, необходимо показать заданные KPI, в процессе не ожидается глобальных перемен.
Плюсы: четкие требования, структурированный и организованный подход, удобно отслеживать прогресс, предсказуемые сроки и бюджет.
Минусы: метод не отличается гибкостью, могут возникать проблемы с коммуникацией, позднее тестирование — велик шанс усугубить ошибки, мало возможностей для инноваций, сложно работать в условиях неопределенности.
Инструменты: Диаграмма Ганта, Planfix, электронные таблицы, Wrike.
Agile
Каскадный метод управления за долгие годы хорошо себя зарекомендовал. Однако его основной недостаток — отсутствие гибкости — стал приводить к задержкам и потере эффективности в быстро меняющихся сферах.
Решением стал новый подход — Agile, который в 2001 году представила группа разработчиков. Его базовые принципы:
- люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;
- работающий продукт важнее исчерпывающей документации;
- сотрудничество с заказчиком важнее переговоров по контракту;
- готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
На этих принципах строится несколько подходов к управлению проектами. Ниже расскажем про эти подходы.
Scrum
Проект делят на короткие итерации или спринты продолжительностью от двух до четырех недель. В начале каждого периода команда собирается, определяет задачи и их масштаб. Над проектом одновременно работают разные специалисты, они сами организуют свою работу и предлагают решения для успешного достижения цели.
В процессе команда собирается на ежедневных встречах, обсуждает прогресс, сложности и планы. Такой подход обеспечивает прозрачность и быструю реакцию на проблемы.
В конце спринта команда показывает руководству результат работы, получает обратную связь. Также проводит рефлексию: оценивает итерацию и определяет возможности для улучшения.
Для успешной работы по такой системе нужно подготовить список требований с перечислением пунктов в порядке значимости и перечень задач на спринт.
Когда применять: в креативных проектах, при быстро меняющихся требованиях, для создания сложного контента, когда задействованы специалисты из разных отделов.
Плюсы: гибкость, активная коммуникация, прозрачность, постоянные улучшения, быстрая реакция на риски.
Минусы: результат работы сложно предсказать, отношения в коллективе влияют на эффективность коммуникации, непредсказуемый бюджет и сроки, требуется постоянное участие руководства, сложно внедрить.
Инструменты: Аспро.Cloud, Яндекс.Трекер, Scrum Time, Jira, Agilefant, Asana, Miro, MeisterTask.
Kanban
В системе Kanban задачи представлены в виде карточек или стикеров, которые распределяют по разным доскам — этапам работы. Обычно это «Нужно сделать», «В процессе», «Сделано». Сотрудники перемещают карточки по мере выполнения задачи.
У подхода несколько базовых принципов:
- Визуализация процесса. Удобно следить за статусом каждой задачи и находить возможности для улучшения.
- Ограничение нагрузки. Руководство контролирует число задач, которые каждый сотрудник берет в работу.
- Оптимизация. Система позволяет быстро определять сложности и задержки, что помогает повысить эффективность работы.
- Постоянные улучшения. Kanban поощряет оценку процесса и его улучшение.
Именно этот подход к управлению выбирают многие редакции. Например, «Тинькофф-журнал», «Сделаем», «Скобеев и Партнеры», Shtab. Он достаточно прямолинейный, простой в освоении и эффективный.
«Основа работы онлайн-редакции Shtab — канбан. В нашем сервисе канбан-доска – один из главных способов отображения рабочих процессов. И мы сами активно ее используем при работе со статьями для блога и сторонних площадок.
Канбан-доска для редакции хороша тем, что на ней наглядно назначаются задачи со всеми необходимыми вводными для авторов и дизайнеров (ТЗ, дедлайны, референсы и т. д.), а сами задачи двигаются между колонками-статусами (например, «Бэклог», «В работе», «На проверке», «Утверждено», «Опубликовано»).
Вся коммуникация по материалам происходит в карточках. К примеру, при работе над статьей, редактор может прикрепить к задаче референсы по визуалу. Дизайнер, в свою очередь, представляет итерации дизайна прямо в комментариях к карточке, что упрощает процесс фидбека и правок.
Kanban-доска также позволяет нам видеть глобальную картину. В любой момент можно оценить, на какой стадии находится каждый материал, и при необходимости быстро перераспределить ресурсы на приоритетные таски.
Также Канбан помогает находить «узкие места» в рабочем процессе. Если, например, на стадии подготовки материалов образуется «затор», мы видим, что нужно увеличить количество авторов или пересмотреть процесс работы».
Когда применять: в проектах с повторяющимися процессами, но частыми изменениями в требованиях, когда важно укладываться в сроки, но при этом сохранять гибкость.
Плюсы: визуализация, гибкость, стабильный процесс работы, общение с командой.
Минусы: недостаточно тщательное планирование, особенно на длительный срок, не учитываются ресурсы и KPI, неудобно координировать работу со специалистами из разных отделов.
Инструменты: Trello, Jira, Asana, Аспро.Cloud, Яндекс.Трекер, LeanKit.
Lean
Подход направлен на отсечение всего ненужного для достижения максимальной ценности. В его рамках нужно отказываться от не добавляющих ценность активностей и постоянно совершенствовать процессы. Ключевые принципы:
- фокус на ценности для клиента;
- оптимизация рабочих процессов;
- создание контента только под запрос пользователей;
- постоянные улучшения.
Когда применять: если ограничены ресурсы, процессы постоянно повторяются, проект ориентирован на предложение ценности клиенту.
Плюсы: высокие продуктивность и качество, экономия ресурсов, скорость и гибкость, принятие решений на основе данных.
Минусы: сложно внедрить, негативно влияет на долгосрочное планирование, не поддерживает инновации, давление на сотрудников.
Инструменты: AgilePlace, Pivotal Tracker, TargetProcess.
Гибрид
Любой метод управления проектами — рекомендация, не больше. Компании могут ориентироваться на базовые принципы, но адаптировать подход под свои нужды. Или объединить два метода в один, чтобы получить преимущества от каждого. Так появляются гибридные форматы.
«Метод управления редакцией в «Скобеев и Партнеры» имеет больше общих черт с технологией Kanban.
Все текущие задачи отражаются на общей доске с распределением по сотрудникам отдела. Таким образом обеспечивается прозрачность задач: копирайтеры и редакторы четко понимают, какие задачи им нужно сделать и в какие сроки, а руководитель знает, как оптимально распределить нагрузку и когда нужно проконтролировать результат.
При этом, специфика нашей работы предполагает, что в любой момент в план работ могут добавиться более приоритетные задачи по написанию или редактированию текста. В таком случае план копирайтера меняется: менее приоритетные задачи переносятся на более поздние даты, срочная задача — на ближайшие дни.
Несколько рекомендаций, как внедрить работающую систему управления онлайн-редакцией:
- Определите ответственного, который будет отслеживать все задачи, визуализировать их и управлять потоком
- Определите, какой объем задач может выполнять каждый сотрудник
- Поставьте приоритет задачам
- Обсудите с командой формат работы: сотрудники должны понимать, как работать с планом, в котором расписаны задачи, что делать при форс-мажорных обстоятельствах, кому и как передать результат своей работы на следующий этап и т. д.
- Проводите регулярные брифинги с командой, чтобы актуализировать планы работы, обсудить сложности, найти решения».
Традиционный каскад или гибкий Agile? Выбор зависит от особенностей проекта, предпочтений команды и целей бизнеса. Обзор поможет взвесить «за и против» и выбрать оптимальный вариант для эффективной редакции.
Реклама: ООО "ПРЕССФИД", ИНН 9715219654, ОГРН: 1157746902961, erid: LjN8KDPM4 
Комментарии