Методы управления редакцией: плюсы и минусы подходов, инструменты

Над созданием контента часто трудится целая команда. Работу редакторов, авторов, корректоров, маркетологов, дизайнеров и других членов команды важно правильно организовать. В Pressfeed.Журнале рассматриваем разные методы управления редакцией: обзор поможет выбрать оптимальный.

По данным Project Management Institute, бизнес теряет в среднем 12% бюджета из-за неуспешных проектов. При этом у компаний, которые не уделяют должного внимания управлению, провальных проектов на 67% больше.

Еще один интересный факт. Согласно Kissflow, только 25% организаций используют программы для управления проектами. Остальные по старинке ведут таблицы и календари.

И это «средняя температура по больнице». В статистике учитываются сложные проекты с несколькими этапами разработки, сотнями исполнителей. Что и говорить о создании контента. Задача по умолчанию кажется простой и не требующей особой организации. Однако внедрение в процессы одного из методов управления проектами пойдет только на пользу. Улучшит коммуникацию, упростит отслеживание KPI, ускорит производство контента и в целом повысит его качество. Рассмотрим методы, которые подойдут для редакций. 

Каскадный метод (Waterfall)

Консервативный метод управления проектами. Термин впервые употребил американский ученый Уинстон Уокер Ройс в статье о разработке ПО в 1970-м году. 

У метода линейная структура. Задачи выполняют последовательно одна за другой. Требования и сроки устанавливают заранее. Так выглядит процесс:

1. Стратегия. На этом этапе нужно поставить цель, задать сроки и распределить ресурсы.
2. Требования. Затем указать, как должен выглядеть готовый контент, какие проблемы ЦА он будет решать. 
3. Планирование. Теперь время обозначить шаги, необходимые для реализации проекта, подготовить ТЗ.
4. Создание. Здесь начинается работа над контентом.
5. Тестирование. Контент проверяют на соответствие требованиям, вычитывают, показывают экспертам и заинтересованным лицам.
6. Публикация. Контент размещают, занимаются его продвижением.     
7. Оптимизация. Команда анализирует показатели, следит за контентом конкурентов и актуальностью информации, при необходимости обновляет материал. 

Когда применять: если нужно следовать четкому плану и соблюдать сроки, необходимо показать заданные KPI, в процессе не ожидается глобальных перемен.

Плюсы: четкие требования, структурированный и организованный подход, удобно отслеживать прогресс, предсказуемые сроки и бюджет.

Минусы: метод не отличается гибкостью, могут возникать проблемы с коммуникацией, позднее тестирование — велик шанс усугубить ошибки, мало возможностей для инноваций, сложно работать в условиях неопределенности.

Инструменты: Диаграмма Ганта, Planfix, электронные таблицы, Wrike.

Agile

Каскадный метод управления за долгие годы хорошо себя зарекомендовал. Однако его основной недостаток — отсутствие гибкости — стал приводить к задержкам и потере эффективности в быстро меняющихся сферах. 

Решением стал новый подход — Agile, который в 2001 году представила группа разработчиков. Его базовые принципы: 

• люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;
• работающий продукт важнее исчерпывающей документации;
• сотрудничество с заказчиком важнее переговоров по контракту;
• готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану. 

На этих принципах строится несколько подходов к управлению проектами. Ниже расскажем про эти подходы. 

Смотрите также:

PR-принципы компании REG.RU: Agile-подход, 5 команд, скорость в работе

Scrum

Проект делят на короткие итерации или спринты продолжительностью от двух до четырех недель. В начале каждого периода команда собирается, определяет задачи и их масштаб. Над проектом одновременно работают разные специалисты, они сами организуют свою работу и предлагают решения для успешного достижения цели. 

В процессе команда собирается на ежедневных встречах, обсуждает прогресс, сложности и планы. Такой подход обеспечивает прозрачность и быструю реакцию на проблемы. 

В конце спринта команда показывает руководству результат работы, получает обратную связь. Также проводит рефлексию: оценивает итерацию и определяет возможности для улучшения.

Для успешной работы по такой системе нужно подготовить список требований с перечислением пунктов в порядке значимости и перечень задач на спринт. 

Когда применять: в креативных проектах, при быстро меняющихся требованиях, для создания сложного контента, когда задействованы специалисты из разных отделов.

Плюсы: гибкость, активная коммуникация, прозрачность, постоянные улучшения, быстрая реакция на риски.

Минусы: результат работы сложно предсказать, отношения в коллективе влияют на эффективность коммуникации, непредсказуемый бюджет и сроки, требуется постоянное участие руководства, сложно внедрить. 

Инструменты: Аспро.Cloud, Яндекс.Трекер, Scrum Time, Jira, Agilefant, Asana, Miro, MeisterTask.

Kanban

В системе Kanban задачи представлены в виде карточек или стикеров, которые распределяют по разным доскам — этапам работы. Обычно это «Нужно сделать», «В процессе», «Сделано». Сотрудники перемещают карточки по мере выполнения задачи. 

У подхода несколько базовых принципов: 

1. Визуализация процесса. Удобно следить за статусом каждой задачи и находить возможности для улучшения.
2. Ограничение нагрузки. Руководство контролирует число задач, которые каждый сотрудник берет в работу. 
3. Оптимизация. Система позволяет быстро определять сложности и задержки, что помогает повысить эффективность работы.
4. Постоянные улучшения. Kanban поощряет оценку процесса и его улучшение.

Именно этот подход к управлению выбирают многие редакции. Например, «Тинькофф-журнал», «Сделаем», «Скобеев и Партнеры», Shtab. Он достаточно прямолинейный, простой в освоении и эффективный.   

Роман Ковалев

руководитель отдела контент-маркетинга в digital-агентстве Stik

«Основа работы онлайн-редакции Shtab — канбан. В нашем сервисе канбан-доска – один из главных способов отображения рабочих процессов. И мы сами активно ее используем при работе со статьями для блога и сторонних площадок. 

Канбан-доска для редакции хороша тем, что на ней наглядно назначаются задачи со всеми необходимыми вводными для авторов и дизайнеров (ТЗ, дедлайны, референсы и т. д.), а сами задачи двигаются между колонками-статусами (например, «Бэклог», «В работе», «На проверке», «Утверждено», «Опубликовано»).

Вся коммуникация по материалам происходит в карточках. К примеру, при работе над статьей, редактор может прикрепить к задаче референсы по визуалу. Дизайнер, в свою очередь, представляет итерации дизайна прямо в комментариях к карточке, что упрощает процесс фидбека и правок.

Kanban-доска также позволяет нам видеть глобальную картину. В любой момент можно оценить, на какой стадии находится каждый материал, и при необходимости быстро перераспределить ресурсы на приоритетные таски.

Также Канбан помогает находить «узкие места» в рабочем процессе. Если, например, на стадии подготовки материалов образуется «затор», мы видим, что нужно увеличить количество авторов или пересмотреть процесс работы».

Когда применять: в проектах с повторяющимися процессами, но частыми изменениями в требованиях, когда важно укладываться в сроки, но при этом сохранять гибкость. 

Плюсы: визуализация, гибкость, стабильный процесс работы, общение с командой.

Минусы: недостаточно тщательное планирование, особенно на длительный срок, не учитываются ресурсы и KPI, неудобно координировать работу со специалистами из разных отделов.

Инструменты: Trello, Jira, Asana, Аспро.Cloud, Яндекс.Трекер, LeanKit.

Lean

Подход направлен на отсечение всего ненужного для достижения максимальной ценности. В его рамках нужно отказываться от не добавляющих ценность активностей и постоянно совершенствовать процессы. Ключевые принципы:

• фокус на ценности для клиента;
• оптимизация рабочих процессов;
• создание контента только под запрос пользователей;
• постоянные улучшения.

Когда применять: если ограничены ресурсы, процессы постоянно повторяются, проект ориентирован на предложение ценности клиенту.

Плюсы: высокие продуктивность и качество, экономия ресурсов, скорость и гибкость, принятие решений на основе данных.

Минусы: сложно внедрить, негативно влияет на долгосрочное планирование, не поддерживает инновации, давление на сотрудников.

Инструменты: AgilePlace, Pivotal Tracker, TargetProcess.

Гибрид

Любой метод управления проектами — рекомендация, не больше. Компании могут ориентироваться на базовые принципы, но адаптировать подход под свои нужды. Или объединить два метода в один, чтобы получить преимущества от каждого. Так появляются гибридные форматы.

Маргарита Баженова

руководитель отдела контентного развития SEO-компании «Скобеев и Партнеры»

«Метод управления редакцией в «Скобеев и Партнеры» имеет больше общих черт с технологией Kanban. 

Все текущие задачи отражаются на общей доске с распределением по сотрудникам отдела. Таким образом обеспечивается прозрачность задач: копирайтеры и редакторы четко понимают, какие задачи им нужно сделать и в какие сроки, а руководитель знает, как оптимально распределить нагрузку и когда нужно проконтролировать результат.

При этом, специфика нашей работы предполагает, что в любой момент в план работ могут добавиться более приоритетные задачи по написанию или редактированию текста. В таком случае план копирайтера меняется: менее приоритетные задачи переносятся на более поздние даты, срочная задача — на ближайшие дни.

Несколько рекомендаций, как внедрить работающую систему управления онлайн-редакцией:

1. Определите ответственного, который будет отслеживать все задачи, визуализировать их и управлять потоком
2. Определите, какой объем задач может выполнять каждый сотрудник
3. Поставьте приоритет задачам
4. Обсудите с командой формат работы: сотрудники должны понимать, как работать с планом, в котором расписаны задачи, что делать при форс-мажорных обстоятельствах, кому и как передать результат своей работы на следующий этап и т. д.
5. Проводите регулярные брифинги с командой, чтобы актуализировать планы работы, обсудить сложности, найти решения».

Традиционный каскад или гибкий Agile? Выбор зависит от особенностей проекта, предпочтений команды и целей бизнеса. Обзор поможет взвесить «за и против» и выбрать оптимальный вариант для эффективной редакции.