Подарки сотрудникам на Новый год: план заказа по неделям, если начать в середине октября

Каждый год в студию печати и вышивки, с которой я работаю, приходят два потока заказов на подарки сотрудникам на Новый год. Первый поток пишет в октябре и спокойно получает всё, что хотел. Второй пишет в середине декабря и выбирает уже не то, что хотел, а то, что успевает. Разница между ними не в бюджете и не в размере компании, а только в том, когда человек открыл календарь.

В этой статье я разложу заказ корпоративных подарков по неделям в обратном порядке, от даты вручения к дате первого письма подрядчику. Все сроки и цены взяты из коммерческих предложений производства, а не из головы.

Из чего складывается срок

Сначала о том, что нельзя ускорить. В коммерческих предложениях производства срок изготовления записан как 3-14 рабочих дней в зависимости от сложности макета и объёма. Срочные заказы делаются и за несколько часов, но это работает для простой печати на небольшой партии, а не для набора из нескольких предметов с вышивкой.

К производству добавляются этапы, которые заказчик обычно не считает:

• макет. Если логотип есть только картинкой или его нужно адаптировать под конкретную вещь, подготовка макета идёт отдельной строкой, в наших КП это 500 рублей;
• вышивальная программа. Для вышивки логотип переводят в программу стежков. Она стоит 1000 рублей разово и делается один раз, повторный заказ того же логотипа её уже не требует;
• проба. На тираже от 100 штук проба обязательна, и цвет сверяют с веером Pantone, а не с экраном монитора. Пока проба не согласована, тираж не запускают;
• комплектация и доставка. Если подарок состоит из нескольких предметов, его надо собрать, упаковать и довезти до офиса или разослать по филиалам.

Каждый из этих этапов зависит от того, как быстро отвечает сам заказчик. По моему опыту, именно ожидание ответа съедает больше времени, чем станок.

Подпишитесь на рассылку журнала!

Отвечайте на запросы журналистов на Pressfeed и получайте публикации в СМИ! В первом письме промокод на 3 дня безлимитных ответов

Даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных

Обратный отсчёт: план по неделям

Предположим, подарки надо вручить на корпоративе в двадцатых числах декабря. Тогда разумный план, который я советую клиентам, выглядит так.

Середина октября, решение и бюджет: определитесь, сколько человек получат подарок и сколько вы готовы потратить на одного. Наборы в наших КП стоят от 1000 до 6000 рублей на человека, и от этой рамки зависит всё остальное: будет ли в наборе одежда, вышивка или только сувениры.

Конец октября, состав набора и макет: выберите позиции и отправьте логотип в векторе. Если файла нет, закажите макет сразу, а не после согласования состава. Если в наборе есть вышивка, на этом же шаге запускайте вышивальную программу.

Начало ноября, проба перед тиражом: на тираже от ста штук получите пробу и согласуйте её быстро. Мой совет: назначьте в компании одного человека, который принимает решение по пробе, иначе проба неделю ходит по согласующим.

Ноябрь, производство тиража: это и есть те 3-14 рабочих дней. Чем раньше запущен тираж, тем больше у вас запаса на случай, если что-то придётся переделать.

Конец ноября и начало декабря, упаковка и доставка: соберите наборы, проверьте количество, отправьте в филиалы. Если ваши сотрудники работают в нескольких городах, этот этап занимает больше времени, чем кажется.

Декабрь, запас времени: оставшиеся недели работают как страховка на случай переделок. Если всё прошло гладко, подарки просто ждут корпоратива, а если что-то пошло не так, у вас есть время это исправить без доплаты за срочность.

Что положить в набор: ориентиры по ценам

Чтобы бюджет на одного человека был не абстракцией, вот цены из реальных коммерческих предложений производства на новогодние позиции:

• новогодний набор целиком: 1000-6000 ₽;
• свеча: 590-1330 ₽;
• набор для горячего шоколада: 2300 ₽;
• ёлочный шар: 890 ₽;
• открытка с тиснением: 200 ₽.

Если подарок должен стать вещью, которую носят, ориентируйтесь на прайс одежды с нанесением. Худи стоит 2430 рублей за штуку при партии в 10 штук, 2210 при 50 и 1980 при 200. Свитшот стоит 1940, 1750 и 1570 рублей на тех же ступенях. Футболка Classic стоит 680, 610 и 550 рублей. Шоппер стоит 360, 330 и 290. Как видно, после первого десятка цена за штуку падает не очень сильно, поэтому ждать «большой скидки за объём» на небольшой команде не стоит.

Сколько это в реальном заказе

Для масштаба приведу один реальный заказ из практики студии: брендированные новогодние подарки ученикам школы, 290 штук на 190 415 рублей. Это хороший пример того, что новогодний заказ на несколько сотен единиц нормально укладывается в график, если заказчик пришёл заранее и быстро согласовывал этапы. Тот же объём, начатый в декабре, пришлось бы упрощать: убирать вышивку, сокращать состав набора или соглашаться на позиции, которые есть в наличии.

Пять ошибок, которые сдвигают срок

• Выбирать подарок в чате на двадцать человек. Решение должен принимать один ответственный, остальные дают пожелания до начала работы, а не после пробы.
• Отправлять логотип скриншотом. Это почти всегда означает дополнительный этап с макетом.
• Менять состав набора после согласования. Каждая новая позиция заново проходит макет, а иногда и пробу.
• Не указывать дату вручения. Формулировка «до Нового года» цеху ничего не говорит. Если праздник у вас 20 декабря, а клиентские наборы уходят курьером 29-го, это две разные отгрузки и два графика.
• Считать только цену изделия. Макет, вышивальная программа и упаковка идут отдельными строками, и их лучше увидеть в смете сразу.

Короткий чек-лист для того, кто отвечает за подарки

1. Количество получателей с точностью хотя бы до пяти человек.
2. Бюджет на одного человека с упаковкой и без неё.
3. Логотип в векторе (AI, SVG или PDF).
4. Решение, нужна ли вещь, которую носят, или сувенир на полку.
5. Дата вручения и адреса доставки, если филиалов несколько.
6. Один человек, который согласует макет и пробу.

С этим списком подарки сотрудникам на Новый год можно заказать за один разговор с подрядчиком. Я работаю с производством, которое входит в сеть Adonis, но график выше подходит для любого подрядчика: сроки изготовления везде сопоставимы, а задержки почти всегда возникают на стороне заказчика.