9 советов о найме кейтеринга от профессионалов

Близится новый год, а это значит, что многие компании готовятся к корпоративам разного уровня и степени пафосности. Когда речь заходит о тех вещах, которые могут либо прославить, либо погубить мероприятие, мало что может может сравниться по степени значимости с правильно приготовленными, сервированными и поданными закусками. Кейтеринг — одна из самых дорогостоящих статей бюджета любого мероприятия, поэтому от того, какой выбор вы сделаете, зависит очень многое. При этом кейтеры по своим услугам, блюдам и цене отличаются друг от друга так сильно, что сравнивать их — это всё равно что сравнивать кислое с горячим. Редакторы блога сервиса PlanningPod поговорили с десятком кейтеров и event-менеджеров и вынесли свои рекомендации о том, на что стоит обращать внимание при выборе кейтеринговой компании, а мы перевели эти замечательные советы для вас.

1. Обратная связь

Практически все event-менеджеры сообщили, что умение проявить гибкость и интерес к вашим нуждам — одно из ключевых качеств хорошего кейтера. Причем, это видно буквально с первой встречи и с первых ноток разговора.

«Многие кейтеринговые компании заявляют, что у них самая вкусная еда, самые свежие ингредиенты и самая низкая цена. Но что действительно важно и очень редко встречается, так это способность кейтера на быструю обратную связь и готовность к критике и предложениям, — комментирует event-менеджер Шерил Лин Фостер-Гертон. — Это, конечно, может показаться второстепенным фактором, когда мы сравниваем кейтеров по цене и блюдам, но, поверьте, гибкость обслуживающей вас компании говорит о том, что не только еда, но и сервис будут на высочайшем уровне».

Профессионалы говорят, что примерно 20% времени представитель кейтеринговой компании должен задавать вопросы, а оставшиеся 80% — слушать ответы клиента. «Если у кейтера нет никаких вопросов, то это значит, что он рассматривает вас как очередного проходящего клиента, — говорит Линдси Банн, менеджер казино Silver Legacy Resort. — Кейтер должен проявлять максимальную заинтересованность в том, какое именно мероприятие он будет обслуживать. Вопросы о теме мероприятия, целях и бюджете в этом случае более чем оправданы».

2. Опыт в обслуживании мероприятий вашего типа

Там, где хороша одна кейтеринговая компания, другую звать не стоит — с этим соглашаются не только ивентщики, но и сами кейтеры. Поэтому стоит обращать внимание на опыт в обслуживании мероприятий вашего типа.

«Большинство кейтеров обслуживает мероприятия самого разного уровня, но почти у каждой компании есть ряд форматов, с которыми она справляется лучше других. Поэтому задать вопросы о том, обслуживала ли компания мероприятия, подобные вашему — это правильная стратегия, — делится Артур Бассани, основатель In Thyme Catered Events. — Почти у каждого кейтера есть своя специализация, поэтому даже компания с наилучшими отзывами может не подходить в вашем конкретном случае. Те, кто привык обслуживать камерные вечеринки на пару-тройку десятков человек, вряд ли справится с огромным приёмом для инвесторов. И наоборот».

Профессионалы советуют поговорить хотя бы с тремя компаниями, изучить их предложение и опыт, прежде чем нанимать кейтера на мероприятие. Также важный совет — не грешить преференциями. Если вы хотите на обслуживание большой презентации нового автомобиля пригласить того же кейтера, который отлично обслужил ваш небольшой корпоратив, подумайте несколько раз. Это может быть задача не его профиля.

3. Отзывчивость на предложения о меню

Практически у каждой кейтеринговой компании есть стандартное меню или варианты меню, из которых клиент может выбрать. Но у хорошего кейтера всегда есть предложения «про запас» — блюда, которые не вошли в стандартное меню. Самые продуманные кейтеринговые компании предлагают много различных опций, рассчитанных на разные темы, форматы и диетические предпочтения.

«Если кейтер ни при каких условиях не желает отступать от стандартного меню и пытается вам навязать уже опробованные решения — это красный флаг, — считает Кристин Кортни-Майерс из агентства C3. — Мы не только тщательно отбираем варианты меню и дегустируем каждое блюдо, но и стараемся влиять на размер порций и подачу, чтобы блюда максимально подходили под формат клиентского мероприятия».

Хороший кейтер не боится вызовов. Спросите у него, сможет ли компания подать вегетерианские, веганские, кошерные блюда или предложить что-то из детского меню, даже если вам не нужны такие спецификации на мероприятии. Это хорошо продемонстрирует гибкость компании по отношению к специфическим нуждам своих клиентов.

4. Желание провести предварительную дегустацию

Просить блюда на предварительную дегустацию — совершенно нормальная практика перед заказом кейтеринга, хотя клиенты редко ей пользуются. Не каждый кейтер предложит дегустацию сам, поэтому о ней нужно просить ещё на той стадии, когда вы только выбираете подрядчика.

«Сходите как минимум на три разные дегустации разных компаний, чтобы убедиться в профессионализме поваров и обслуживающего персонала, — советует Дениэл Ротвейлер, основатель Rothweiler Event Design. — Будьте готовы заплатить за дегустацию. Но вслепую нанимать кейтеринг нельзя никогда».

На дегустациях обращайте внимание не только на вкус еды, но и на подачу. Скорее всего, те же люди, что обслуживают вашу дегустацию, будут работать и на основном мероприятии.

5. Чёткие условия контракта

Контракт с кейтеринговой компанией должен чётко обозначать позиции меню, напитков и услуг, которые компания предоставляет клиенту в назначенный день. Договор должен защищать вас от плохого обслуживания так же хорошо, как и кейтеринговую компанию — от возможности неоплаты услуг. Поэтому в любом случае лучше дайте взглянуть на контракт знакомому юристу.

В идеале в контракте всё должно быть прописано до мелочей: выбор позиций меню, количество обслуживающего персонала и гостей, детали по обслуживанию бара, цена основного контракта и дополнительных услуг.

«Детали прописывать важно, потому что может получиться так, что вам подадут одноразовую посуду там, где вы ожидали увидеть китайский фарфор, — говорит Хейди Хиллер из Innovative Party Planners. — Также не забывайте обговаривать количество персонала. Классическим соотношением считается 1 кейтер на 12 человек, но надо понимать, что в это число включаются не только официанты, но и шеф-повар, его помощники, грузчики, уборщица, бармен и управляющий банкетом».

6. План отступления

Конечно, ни одна уважающая себя кейтеринговая компания не откажется обслуживать мероприятие в последний момент без серьезной причины, но вы должны быть уверены, что защищены от такого сценария. Вы же не хотите в последний момент оказаться и без кейтеринга, и без денег?

«Задайте вопрос о том, как разрешается вопрос об отмене обслуживания. Возвратят ли вам внесенный депозит или нет? Что нужно делать в случае ЧП? Может ли ваша кейтеринговая компания найти замену себе?» — советует Джулия Павловски из Wedding Wise.

7. Рекомендации

То, что рекомендации кейтеринговой компании надо проверить — даже не обсуждается. Однако отзывам на сайте самой компании и даже на интернет-площадках доверять не слишком стоит. У хорошей компании может быть кошмарный клиент, который везде занижает им рейтинг, а у твердых середнячков отзывы могут быть более чем великолепные. Поэтому лучше найти реальных людей из реальных компаний, с которыми кейтеринговая компания работала до вас, и позвонить им.

8. Страховка

Далеко не все кейтеринговые компании практикуют страхование своей деятельности. Но что, если по вине кейтера случился несчастный случай? Поэтому лучше при заказе кейтеринга делать ставку на тех, кто имеет такой вид страховки.

9. Опытный персонал

Удивительно, но факт: срок работы компании на рынке может вовсе не быть важным фактором при выборе кейтеринга. Что действительно имеет значение — это опытный персонал.

«Длительность существования компании на рынке не всегда гарантирует вам вкусную кухню, — говорит Грег Джефкинс. — Опыт шеф-повара играет гораздо большую роль, чем количество наград у директора компании. Поэтому обращать внимание стоит на людей, которые работают «в поле» — шеф-повара, су-шефа и обслуживающий персонал».

Поэтому не стесняйтесь спросить вашу кейтеринговую компанию об имени, опыте и рекомендациях шеф-повара, который будет обслуживать ваш банкет.