Чек-лист начинающего организатора корпоратива

Если вы — тот несчастный человек, на плечи которого в этом году взвалили неблагодарное занятие по организации новогоднего корпоратива, этот текст для вас. Особенно он пригодится, если организация праздников и корпоративных тусовок вообще не входит в ваши должностные обязанности, но кто-то там наверху подумал, что вы подходящий для этого человек. В общем, редакция Pressfeed спросила опытных организаторов о том, как не облажаться, отвечая за первый в жизни корпоратив. И вот что получилось.

Наталия Леднева, директор по маркетингу «Лестэр ИТ»: 

— Не претендую на полное освещение вопроса, но для организации корпоративного нового года стоит учесть следующую программу-минимум:

Первым пунктом включаем дзен
До, в процессе и после мероприятия сотрудники будут жаловаться. На все, о чем вы сможете подумать заранее, и в два раза больше на то, что вы не сумеете предсказать. В топе жалоб: избыток/недостаток той или иной еды, слишком громкая/тихая музыка, наличие любого пункта развлекательной программы. Улыбайтесь. Жалобы – это прекрасно, это часть вовлечения. Если коллеги не жалуются, проверьте, живы ли они еще, а то в декабре все так перегружены…

Определяем цели, формат и программу
Просто развлечься или что-то еще? Что? Классическое праздничное застолье с шоу-программой, спортивное соревнование, экскурсионная программа, микс? Даже блиц-ответы коллег на эти вопросы позволят примерно накидать программу.

Выбираем место
Для начала – внутри помещения или на улице? В офисе или на сторонней площадке? Что больше подойдет для мероприятия: ресторан, конференц-зал, загородный комплекс, гостиничный комплекс, ночной клуб, спортивная площадка, природная площадка или что-то другое?

Кто может пригодиться
Чаще всего для корпоративных праздников бывают нужны: ведущий, аниматоры или хостесс на входе, секьюрити, диджей, звукорежиссер, шоу-артисты, музыканты, девушки/юноши для вынесения призов, фотограф, видеооператор.

Планируем пространство
На входе сотрудники будут притормаживать, чтобы сориентироваться в новом помещении. Нужно место для небольшого обязательного столпотворения. Идеальная расстановка столов — это когда никто не оказывается за колонной, под звуковыми колонками или рядом с туалетом. Выделяем зоны, где потанцевать (если дискотека есть в программе) и где отдохнуть от праздника.

Встраиваем в программу необходимый официоз
Речь директора и/или топов, награждение по итогам года или предновогодних конкурсов ставим ближе к началу, по возможности перемежая небольшими развлекательными элементами. К середине можно сделать общую фотографию, все уже веселы, но еще адекватны и не устали. Во второй половине мероприятия официоз противопоказан, все равно получится не он.

Выбираем формат питания
На новый год это будут, скорее всего, банкет или фуршет. Чем старше участники, чем дольше мероприятие, чем просторнее площадка в пересчете на одного участника, тем более предпочтителен банкет.

Заказываем еду
Просим площадку или кейтеринг дать пример меню. Они на этом собаку уже съели, зачем изобретать велосипед с нуля. В зависимости от уровня пафосности мероприятия убираем или добавляем крабов, соус из чернил каракатицы, молочных поросят. Проверяем, есть ли в меню блюда из каждой из категорий: закуски, салаты, горячее, гарниры, десерты, хлеб. Удовлетворить вкусам всех невозможно (смотри пункт первый), но довольно просто к стандартному меню заказать что-что вегетарианское и постное. Это снимет большую часть запросов. Если мероприятие длится более трех часов и включает в себя активности (дискотека, командные игры и т. д.) еды должно быть не меньше 800 грамм на человека, если считать все-все-все. Из напитков обязательно должна быть просто вода.

Планируем оповещение сотрудников
В некоторых компаниях корпорат внезапно назначают на завтра. Мы предпочитаем начать издалека – первое оповещение сделать за 4 недели. И потом каждую неделю выдавать еще кусочек информации о корпоративе. Обычно эти кусочки формируются из ответов на часто задаваемые вопросы: как добраться, какой-дресс код, можно ли взять с собой жену и т. д..
После корпоратива можно провести опрос, выдать результаты опроса и новость о том, что фотографии и видеоролик готовы.

О чем еще нужно подумать
Как будет организован трансфер, будем ли и можно ли устраивать фейерверк, чем будем награждать за победу в призах, хотим ли есть торт с логотипом, нужны ли какие-нибудь декорации и/или костюмы, нужен ли специальный свет/лазер/дым-машины, где будут переодеваться сотрудники и артисты, чем и где кормить персонал.

Анна Жгенти, коммерческий директор агентства Aventy: 

— Специально для несчастных первый совет — найдите того человека в компании, который мечтает и обожает организовывать всякие тусовки и мероприятия. Эти люди есть. Их надо вычислить. Пригласите их в команду.

Для того, чтобы сориентироваться на рынке услуг, придется потратить время и обзвонить площадки и агентства. Понимание задач и времени на их решение сразу прояснится. Идеально, если у вас или кого-то из ваших есть хорошие отношения со специалистами в ивент-агентствах. В этом случае звоните и консультируйтесь.

Время на подготовку — минимум 1 неделя. И это будет означать, что 24 часа ваша голова будет занята мыслями о предстоящем событии + стрессы от накладок, которые будут образовываться ввиду короткого периода подготовки. Срочно выбирайте и бронируйте площадку, решайте вопрос с меню (при выборе закусок помните, что они должны соответствовать набору алкогольных напитков), потом определяйтесь с ведущим (спрашивайте рекомендации, встречайтесь, задавайте вопросы, бронируйте).

Коллектив вовлекайте через активных участников, создавайте группы, обещайте призы за вклад в программу и помощь в организации (если руководство не против). Время подготовки сценария зависит от количества гостей, приглашенных артистов, конкурсной программы и задач, стоящих перед мероприятием. Минимум для профессионала — 1 день.

Список задач формируется по каждой зоне мероприятия отдельно: площадка, меню, оформление, команда проекта и ответственность, логистика и транспорт, программа, сувенирка и призы, техника, клининг, финансы.

Юлия Федькина, директор по развитию SmartHouse Tangus: 

— Во-первых, решить вопрос с подрядчиком. При большом количестве гостей без подрядчика не обойтись. Естественно, у вас есть понимание бюджета на мероприятие. Поэтому выбирайте подрядчика исходя из предлагаемой концепции, его опыта, а также соответствия вашим бюджетным ожиданиям.

Когда подрядчик выбран, начинаем подбирать площадку. Если большое количество людей, нужно поторопиться, поскольку больших площадок не так много, и занимают их быстро. Кроме того, аренда площадки — значительная часть бюджета. В площадке нужно обязательно смотреть удобство расположения — близость метро, наличие парковки, возможность организовать VIP-парковку, гардеробы, зону входа, конфигурацию зала, возможность организации отдельной VIP-зоны для руководства. И, конечно, туалетные комнаты — их должно быть достаточно для такого количества гостей.

Важная часть — оборудование площадки — есть ли звуковое и световое оборудование, достаточно ли его, или нужно заказывать дополнительно. Предусмотрен ли декор на площадке или его придется заказывать дополнительно. Есть ли на площадке собственная кухня или нужно привлекать банкетную службу. И все это лучше узнать заранее, чтобы потом не разочароваться в том, что осталось.

Когда площадка выбрана, приступаем к доработке концепции. Вместе с подрядчиком продумываем сценарий, перечень артистов, развлекательную программу.

После вам предстоит особое развлечение — рассадка. Попробуйте рассадить 1000 человек по департаментам, чтобы все остались довольны. Конечно, через 20 минут после начала праздника никто за своими столами не сидит, но в самом начале, когда глава компании говорит приветственную речь, все находятся за столами.

Особое внимание уделите меню. Попросите вашего подрядчика организовать тест. Здесь можно будет увидеть сервировку, подачу, уровень обслуживания и, конечно, попробовать все, что предлагают. Возьмите с собой несколько коллег. После этого обсудите, что понравилось, что можно улучшить или заменить. При заказе спиртного не переусердствуйте — это корпоративный праздник. На стол достаточно 2-3 бутылок обычного вина, 1-2 бутылки игристого и 1 крепкий алкоголь. Но при этом должно быть достаточное количество воды, соков, морсов.

После этого нужно подготовить приглашения с номерами столиков и раздать их сотрудникам. Конечно, в большой компании это сделать проще. Главное — подготовить сами приглашения. Не забудьте указать форму одежды, точный адрес и схему проезда. Кстати, если площадка далеко от метро, стоит озаботиться заказом трансфера, о чем тоже стоит написать в приглашении.

Конечно, как только сотрудники получают приглашения, обрушивается шквал вопросов — почему нас посадили именно за эти столы, а не за другие, что надеть, что будет, какие артисты, какая программа. Чтобы избежать этого информационного шквала, используйте внутрикорпоративный сайт, на котором разместите всю информацию. Также не забудьте отправить всем сотрудникам письмо по электронной почте, где будут ответы на все часто встречающиеся вопросы.

Особое внимание вам понадобится, если нужно организовать VIP-зону. Самая большая ошибка — расположить VIP-зону рядом со сценой. Конечно, видно будет хорошо, но звуковое давление будет такое, что ваши VIP-персоны скоро устанут и попросту убегут. По возможности, сделайте это чуть дальше от сцены, или на отдельном балконе. У меня был случай, когда VIP-зона была на балконе, и мы туда специально поставили подзорную трубу и положили театральные бинокли. Также для VIP-персон организуйте отдельное помещение, где они могут отдохнуть и поговорить в тишине. Обязательно организуйте отдельный гардероб и VIP-парковку и предупредите водителей, как туда заезжать. И, конечно, привлеките службу безопасности вашей компании.

Кстати, когда у вас большое количество людей на празднике, предусмотрите дежурство скорой помощи — это хорошо для массовых мероприятий.

День праздника. Гости прибывают, VIP-персоны приходят, артистов встречают подрядчики. Несколько часов праздника, когда все танцуют, радуются, поздравляют друг друга. Фотографы и операторы, заранее проинструктированные, снимают самые интересные и красивые моменты, чтобы потом выпустить фотоальбом и фильм.

Праздник закончился. Гости усталые и довольные разошлись по домам. И… забыли свои телефоны, пиджаки, очки, ключи…. Совместно со службой безопасности соберите забытые вещи и на следующий день дайте объявление на корпоративном сайте, где находится пункт выдачи забытых вещей.

Через несколько дней появятся фотографии — разместите их на корпоративном сайте.
И… потихоньку начинайте готовиться к следующему Новому году.