Как составить пресс-портрет: пособие для пиарщиков с примерами

Почему для продвижения личного бренда в СМИ нужен пресс-портрет и как его правильно оформить, рассказываем в Pressfeed.Журнале.

Традиционные рекламные каналы переживают не лучшие времена. Бизнес-сообщество переключает внимание на PR и развитие личного бренда.

«Рамблер» опросил 300 тыс. российских пользователей и выяснил, что 48% респондентов занимаются собственным продвижением в сети. Это руководители компаний, авторы контента, эксперты. Для них важно повышать узнаваемость своего образа, создавать положительную репутацию, продвигать продукты или услуги.  

Один из подходов к развитию личного бренда — взаимодействие со СМИ. Написание колонок, комментариев, участие в интервью и спецпроектах. Отвечать на запросы журналистов можно на сервисе журналистских запросов Pressfeed. А дополнительно заинтересовать авторитетные издания поможет грамотно составленный пресс-портрет. 

Зачем нужен пресс-портрет

Пресс-портрет — это документ с основной информацией о спикере. Обычно включает в себя краткое резюме, фото, темы колонок. Его прикладывают к питчу, чтобы предложить журналисту больше информации. 

Многие PR-специалисты ограничиваются краткой справкой об эксперте в теле письма. Однако у создания пресс-портрета есть свои преимущества:

• так вы подчеркнете экспертность и серьезный подход к сотрудничеству;
• максимально подробно расскажете о спикере;
• выделитесь на фоне других предложений;
• журналисту будет проще сохранить пресс-портрет и обратиться к нему в случае необходимости, чем искать нужное письмо в сотнях входящих;
• не придется дублировать одну и ту же информацию.

Как составить пресс-портрет

Для начала соберите информацию о спикере: имя, должность, регалии, образование, опыт работы, примеры публикаций в СМИ, экспертные темы. Можно узнать любимую цитату или кредо, уместную личную информацию. 

Подготовьте несколько профессиональных фото. Лучше дополнительно загрузить их на диск и добавить в документ ссылку на скачивание. Журналисты часто запрашивают фото для размещения в карточке автора. 

Какой формат выбрать

Определитесь с форматом пресс-портрета. Это может быть текстовый документ, презентация, PDF-файл, сайт-визитка.  

Первый вариант самый простой, он не потребует визуального оформления. Достаточно добавить фото и аккуратно отформатировать текст. Вот как это может выглядеть: 

Презентации и PDF-файлы требуют визуального оформления. Однако привлекать дизайнера необязательно. Можно использовать готовые шаблоны или простые графические редакторы.

Такой формат используют чаще всего, так как он выглядит профессионально. В случае с PDF также исключаются возможные проблемы при открытии в разных программах: все элементы останутся на месте и будут отображаться корректно.

Разработка сайта — самый трудозатратный вариант. Его вполне можно самостоятельно собрать на конструкторе в Tilda или WordPress, но времени уйдет в разы больше, чем при подготовке документа.

Из плюсов: сможете добавить дополнительную информацию, ссылки на скачивание файлов и социальные сети, удобную форму для обратной связи, интерактивные элементы.

О чем писать

Универсальной формулы пресс-портрета не существует. Однако чем больше вы добавите информации, тем лучше. С оговоркой. Журналисты — люди занятые, поэтому изучать десятки страниц не готовы. Оптимальная длина — один-два экрана. 

Начните со справки. Укажите имя и фамилию спикера, его должность и регалии.

Расскажите об образовании эксперта, программах повышения квалификации, членствах в профессиональных сообществах.

Достижения — важная часть пресс-портрета. Они помогут журналистам убедиться в экспертизе спикера, его востребованности. Описывайте их кратко, с помощью цифр и фактов.

Что включить в раздел:

• опыт работы;
• основанные компании;
• книги;
• успешные кейсы;
• партнеры и клиенты (можно представить в виде логотипов);
• выступления на мероприятиях;
• разработанные методики;
• количество подчиненных;
• финансовые показатели;
• размер аудитории блогов;
• премии.

Иногда в пресс-портрет уместно включить биографию. Кратко опишите профессиональный путь эксперта. Если позволяет формат, скройте подробную информацию, чтобы она не перегружала документ.

Самая важная часть — блок об экспертизе спикера. На какие темы он пишет статьи и дает комментарии, какая у него целевая аудитория, в каких сферах есть опыт. Здесь же перечислите заголовки материалов, которые можете подготовить для издания. Сделайте их ёмкими и интригующими. Пример:

Добавьте ссылки на опубликованные статьи и комментарии в других изданиях. Этот блок позволит журналистам оценить уровень материалов спикера, его подход к выбору тем и площадок.

Отлично, если у эксперта есть записи интервью, эфиров, выступлений на мероприятиях. Такой опыт подчеркнет его универсальность.

Укажите, в каких форматах хотите сотрудничать с прессой. Готовы ли писать колонки, выступать на конференциях, или пока решили ограничиться комментариями. Не забудьте указать контакты и добавить другие полезные ссылки: на соцсети, сайт, мессенджеры спикера.

Дополнительно в пресс-портрет включают:

• цитаты;
• преимущества сотрудничества;
• форму обратной связи;
• фотогалерею;
• информацию об увлечениях;
• программы выступлений и мастер-классов;
• интересные факты;
• QR-коды для быстрого перехода по ссылкам.

Перед отправкой

Обязательно согласуйте текст пресс-портрета, дизайн и акценты с экспертом, чтобы файл не пришлось отзывать и переделывать. 

Проверьте документ на наличие ошибок. Лучше попросить помощи у редактора или корректора. Одна опечатка способна испортить первое впечатление, поэтому отнеситесь к вычитке серьезно. 

Попробуйте открыть файл в разных браузерах и с помощью нескольких популярных программ. Например, в Microsoft Word и Google Docs. Здесь важно следить за тем, чтобы все элементы оставались на своих местах, не обрезались. 

Обязательно проверьте, как пресс-портрет выглядит на смартфонах, ведь сейчас 61% электронных писем открывают на мобильных устройствах. Если документ неудобно читать на небольшом экране, его закроют и вряд ли вернутся к изучению на компьютере.     

Кстати, не забывайте обновлять файл: вносить новые достижения и удалять уже опубликованные темы.

Смотрите также:

Как продвигать первое лицо компании и другие советы по пиару

Пресс-портрет готов. Начните прикреплять его к письмам и сообщениям, ответам на запросы в Pressfeed. Загрузите на сайт и в соцсети.

Документ представит эксперта в лучшем свете и подчеркнет его (и ваш) профессионализм, поэтому на подготовку стоит потратить время.