Имя, сестра! Правила деловой переписки, которым стоит следовать

Дейл Карнеги как-то сказал, что звучание собственного имени — самая приятная мелодия для слуха человека. Но некоторые люди почему-то забывают обратиться по имени к другому человеку, даже если речь идет не о личном разговоре, а о деловой переписке по почте или в мессенджере. Разбираемся на Pressfeed, почему эти люди неправы.

Одно из элементарных правил деловой переписки подразумевает обязательное обращение к собеседнику по имени, но зачастую это правило игнорируется. А ведь тот, кто обезличивает деловую переписку, ходит по тонкому льду.

Мы спросили у экспертов, что они думают о сегодняшних стандартах вежливости и что у них «пролетает в глубине души» при получении обезличенных писем.

Анастасия Татулова, владелец сети семейных кафе & кондитерских «АндерСон»

Обязательно нужно обращаться в переписке к собеседнику по имени, если это первое письмо. Если нет обращения, то создается ощущение массовой рассылки. Это обуславливает и отношение к такому письму.

Я не отправляю массовых рассылок, я всегда пишу письмо, обращаясь к конкретному человеку. Если же мне приходят письма, в которых ко мне не обращаются по имени, я их не читаю в 99% случаев.

Алексей Ходорыч, главный редактор детского издания «Классный журнал»

В своей обычной офлайн-жизни я имена запоминаю ужасающе плохо. Помню, даже после долгих лет работы в «Коммерсанте» я не знал по имени людей, которых должен был бы знать — очень уж их там работало много. Даже если имя аккуратно выясняешь окольными путями, но долго не используешь, оно обнуляется. Но там меня спасали обращения «Эй, красавчик!», «Эй, красотка!». Многие думали это такой ковбойский стиль и тоже его перенимали, а я просто имен не знал.

Но вот в электронном общении имена обязательны — если только это не какая-то общая рассылка. Если письмо без имени, обычно его не читаю. Если кто-то не озаботился узнать, как меня зовут, значит, вряд ли заслуживает внимания. Правда, такое происходит не часто. Чаще уж имена путают — Андрей, Александр, например. Но вот это меня как раз не беспокоит, хоть Адольф, главное, чтобы было хоть какое-то имя.

Но более актуальной мне кажется проблема, связанная с отсутствием ответа. Видимо, из-за нарастания массива информации многие люди стали своего рода лягушками. Как известно, лягушка не видит насекомое, которое не двигается. Так и адресаты все чаще не отвечают на личные письма, если им они не интересны. Возможно, когда-то это станет нормальным, но пока, на мой взгляд, это не так. Если ты прочитал — ответь!

Тимофей Шиколенков, автор книги «Ваш интернет-магазин от А до Я»

Я считаю обращение по имени правилом хорошего тона. И я не знаю, что должно произойти с миром, чтобы это изменить. Исключения, на мой взгляд, могут быть, когда общаешься в какой-то социальной среде, где вместо имен никнеймы и сам вопрос о настоящем имени может быть неуместен.

Лично я всегда обращаюсь по имени. Если собеседник знает мое имя и почему-то его не использует, это странно. Раздражения нет, но я считаю, что когда идет общение между двумя людьми насчет бизнеса, то есть некая виртуальная планка — уровень, который на начальном этапе находится в районе нуля, но движется вверх и вниз исходя из успешности диалога. Все зависит от того, как построен разговор. От этого может даже зависеть успешность планируемой сделки.

Так вот, если имя не было использовано в обращении, то это, на мой взгляд, движение той самой планки вниз — в отрицательную зону, и теперь обращающемуся потребуется что-то предпринять, чтобы вернуть планку хотя бы на изначальный уровень.

Смотрите также:

Правила деловой переписки и сетевого этикета. Как общаться с клиентами, партнерами, коллегами и не бесить их

Лада Щербакова, PR-консультант

Я искренне страдала, даже когда изменили правила переноса и разрешили разрывать корень слова, а обезличивание при обращении — это для меня вообще непостижимо. Отсутствие имени в обращении, на мой взгляд, допустимо только в трех случаях.

Первый — если ты хорошо знаешь собеседника и с ним на «ты», тогда можно написать просто «привет». Но это уже не формат деловой переписки.

Второй — если ты не знаешь точно, к кому попадет твое письмо. Так бывает, например, когда на сайте не указан нужный тебе контакт, и ты пишешь как раз с целью его найти. Я вот так недавно искала редактора одного портала: на сайте не было ни имени, ни телефона, только форма обратной связи.

Третий — если ты делаешь рассылку сразу по нескольким адресам, например, по СМИ или по партнерам, но в этом случае можно написать «уважаемые коллеги». На мой взгляд, это вежливее, чем просто «всем добрый день».

Это же старая добрая истина, о которой вам скажет любой психолог: людям нравится, когда их называют по имени, это способствует возникновению доверия и хорошего отношения к собеседнику. Зачем пренебрегать таким простым правилом, ради чего? Ради сокращения количества букв?

Александр Иванов, президент ассоциации E-commerce Russia

В переписке с незнакомым человеком я категорически обращаюсь только на «Вы» и так, как он представился сам, по имени-отчеству или только по имени. Именно так в моем представлении выглядит вежливость, а на нее вправе рассчитывать любой обратившийся. Соответственно, поступаю именно так, всегда.

Единственное возможное отступление — иногда к людям, с которыми уже знаком лично и наше общение было очевидно приятным, могу позволить себе обратиться со словом «привет» вместо длинного нейтрального «здравствуйте».

Анна Журба, PR-менеджер онлайн-школы английского языка EnglishDom

При переписке в мессенджерах чаще всего не называю человека по имени, а обхожусь безличными приветствиями. Причины этого, скорее всего, в попытке строить по работе совершенно безличные отношения, привязанные только к профессиональным функциям, без личной окраски. Более 15 лет работы в сфере избирательных технологий привели к серьезному пресыщению личными контактами и коммуникациями, и это стало причиной стремительного развития интровертности.

Когда я перешла работать в сферу коммерческого пиара, то поняла, что могу работать только удаленно, поскольку это дает возможность избежать приближения людей и знакомства с ними с личными подробностями. Конечно, это приводит к снижению эффективности, что четко видно, если сравнить эффект от старых контактов и новых. Но, к сожалению пока не могу справиться со своими развившимися фобиями.

Алексей Гриценко, руководитель «Мастерской пресс-релизов»

Письмо без имени адресата может означать следующее — отправитель не знает, кому именно пишет или и не желает этого знать (ему лень или наплевать на адресата), письма формируются автоматически и рассылаются по базе случайно собранных адресов, база адресов куплена или украдена и т. д. В любом случае, письмо без указания имени — это не просто дурной тон, а прямое указание, что письмо адресовано не вам. Можно смело отправлять его в корзину, не открывая.

Я в любом своем письме, даже очень близким людям, всегда обращаюсь по имени или имени-отчеству и имею право требовать подобного отношения к себе. Поэтому «безымянные письма» проходят мимо меня.

Анна Загумённая, Event-директор агентства PR Partner

Письма, которые приходят без приветствия, вызывают меньше доверия и могут задать содержанию неуважительный тон. Если вы пишете деловое письмо, то, по идее, должны знать, кому его адресуете. Любому приятно, когда к нему обращаются по имени, и вы не прогадаете, если сделаете это.

Отсутствие обращения допускается, если уже идет активная переписка. Но даже в этом случае я предпочитаю в каждом письме обращаться к человеку по имени. Лучше лишний раз повторить имя собеседника, чем показаться невежливым и проявить неуважение. Но, например, в мессенджерах, где сегодня зачастую ведутся и деловые переписки, стиль общения не так строг. Все же накладывает отпечаток привычка неформального общения в чатах. Хотя, если собеседник очень важен, и тон беседы скорее деловой, для меня отличий от переписки в почте нет.

Смотрите также:
Как написать деликатное письмо с критикой?

Если я получаю безличное сообщение в мессенджере, то обычно считаю его спамом и не уделяю внимания. Если человеку нужно именно мне продать продукт или услугу, он постарается найти имя. А если продажник не утруждает себя такими деталями, но при этом пишет в мессенджер на мой личный номер — зачем мне утруждать себя и тратить свое время на прочтение сообщения?

Ирина Чухнина, PR-партнер строительной компании «Неометрия»

Очень важно обращаться к собеседнику по имени вне зависимости от ситуации и способа коммуникации. Во-первых, это вежливо. Собеседник понимает, что ваше письмо адресное, а не банальная email-рассылка. Во-вторых, называя человека по имени, гораздо проще установить контакт, чем при обезличенном общении. В третьих, даже если вы не знакомы с собеседником очно, обращение по имени продемонстрирует, что прежде чем излагать свою просьбу или предложение, вы потрудились найти информацию о потенциальном клиенте или партнере. Это добавит вам пусть небольшой, но плюс.

Если мне приходит деловое письмо с обезличенным обращением («Добрый день!», «Здравствуйте!» и т. д.), я делаю вывод, что человеку не очень важно получить обратную связь, и ставлю такому письму низкий приоритет.

Аудиоверсия материала: