19 марта 2020

Удаленка: учимся работать эффективно, как бы этому ни мешал коронавирус

Удаленка — актуальный тренд последних лет, который в считанные дни стал почти обязательным для сотрудников международных и российских компаний. Некоторые уже давно взяли на вооружение такую схему работы, поэтому происходящее принципиально не изменило их ежедневную рабочую рутину. Однако есть и те, кто привык работать в офисе. Таким людям сложнее адаптироваться к удаленной работе. Управляющий директор агентства Comunica Михаил Умаров подготовил список решений, которые помогут оптимизировать процессы и не нарушат рабочие будни. Ниже вы найдете краткий гайд по работе из дома и инструментам, которые будут полезны.

Инструменты

Проектная работа

Для начала поймите и оцените свои рабочие взаимодействия — их все легко заменить онлайн-альтернативой. Скорее всего, многими сервисами вы уже пользуетесь, поэтому сейчас самое время начать делать это активнее. Задачи вы и так обсуждаете во всевозможных Мегапланах, Trello и прочих Битриксах. Всю основную коммуникацию по проектам продолжайте поддерживать там. Сейчас это особенно важно для своевременного информирования всех участников проекта.

Операционка

Более мелкую рабочую коммуникацию можно проводить через инструменты для командного взаимодействия: Slack, Glip, Microsoft Teams. В этих приложениях есть огромное количество доступных интеграций других полезных сервисов. Правда, мы живем в 2020 году, и прыгать по разным приложениям уже мало кому хочется. Если для вас это избыточные инструменты, есть универсальный ответ — Telegram. Самое время активизировать рабочие чатики, которые ранее служили пунктом приема мемов или заказов на кофе.

Чтобы получить бесплатное упоминание в СМИ, отвечайте на запросы по вашей теме. Полный список смотрите на Pressfeed

Встречи

Для встреч и статусов используйте сервисы для коллективных звонков, по возможности с видеосвязью. Ими могут быть Skype, Zoom, Google Hangouts, Discord или FaceTime (есть на любом айфоне).

Работа с документами

Для коллективных обсуждений презентаций и других рабочих документов работайте в Google Docs (идеальный вариант) или Notion. Работая всей командой в одной версии, вы не запутаетесь. Это удобно всегда, не только в условиях пандемии.

Рабочие процессы

С инструментами разобрались, теперь обсудим, как обустроить работу так, чтобы ваша вынужденная изоляция не сказывалась на бизнесе, а заодно и на вашем душевном равновесии.

Возьмите за правило созваниваться утром командами, чтобы минимизировать социальную изоляцию. Обсуждайте не только рабочие вопросы, но и личные — проще говоря, болтайте. Для удаленной работы особенно важна прозрачность, поэтому в рамках утреннего созвона заведите привычку рассказывать команде о своих планах, а на следующее утро — обсуждать итоги работы за прошедший день и вопросы, в которых нужна помощь.
Опасайтесь дискоммуникации. Уточняйте все, что можно уточнить, пока все участники процесса не поймут все детали. Переспрашивайте даже самые на ваш взгляд глупые мелочи. «Да это же очевидно» — ложный друг удаленщика.
Находясь дома, вы полностью отвечаете за свое рабочее место. Проверьте Wi-Fi, настройте автоплатежи для интернета и телефона. В общем, сделайте все, чтобы перед отправкой тендера не сидеть на мобильном интернете. Обустройте нормальное, полноценное рабочее место. Никакого дивана перед телевизором.
Работая из дома, все мы подвержены соблазнам выпить еще чашечку, сыграть еще каточку, пообниматься с котом (или не с ним). Для того, чтобы избежать всех отвлекающих факторов, вы должны еще жестче структурировать свою работу. Самый простой и эффективный выход — напишите подробный план на день и следуйте ему.
Используйте систему pomodoro: работайте 45 минут, а 15 минут отвлекайтесь. Это позволит поддерживать концентрацию в течение дня и придаст дополнительную системность вашей работе.
Обсудите правила работы с близкими, с которыми вы живете. Например, если закрыта дверь в комнату, то вас нельзя отвлекать. Или договоритесь о сроках — например, с 10-00 до 19-00 — в течение которых нужно соблюдать тишину. В общем, пусть ваши близкие вас не отвлекают. Не забывайте, вы на работе.
Всем нужен отдых. В офисе он ограничивается перекуром или болтовней на кухне. Прелесть «домашнего режима» в том, что здесь можно дать себе волю. Всегда мечтали в обеденный перерыв сделать пару асан в йоге или погулять с собакой? В офисе это было бы по меньшей мере странно. Воспользуйтесь этим периодом, чтобы попробовать то, что давно хотели.

Сложно найти более заезженную фразу, чем «кризис — это время для новых возможностей», но черт возьми, это так. Скоро массовые волнения закончится, и будет забавно вспоминать о том, как мы самоизолировались и боялись стоять рядом с другими людьми. Сейчас — отличный повод подумать о будущем, порефлексировать о своей жизни и подходе к работе. Только представьте, как все поменялось за 10 лет — никого уже не удивляют команды, раскиданные по всему миру, работающие над одним большим проектом. Испытывайте свою готовность к такому будущему. Ну и мойте руки почаще.