13 лучших канбан-досок для контент-маркетологов, пиарщиков и журналистов
Работа в digital — это непрерывный поток задач и вечно горящие дедлайны. Один из способов держать важное под контролем — использовать канбан-доски. В Pressfeed.Журнале разбираемся, как внедрить Kanban подход в работу с контентом, и рассмотрим популярные таск-менеджеры, доступные в России.
Kanban — это методика управления задачами, которую часто используют в IT и digital. Появилась она еще в середине XX века в Японии на производстве Toyota. Изначально мастера вывешивали на доску листки бумаги со списками выполненных заданий. Это помогало контролировать производство и выпускать столько деталей, сколько требуется на данный момент.
Позднее методику Kanban также развивал Дэвид Андерсон, автор книги «Канбан. Альтернативный путь в Agile». Андерсон был менеджером в IT-корпорациях, в том числе Motorola и Microsoft, и внедрял принципы Agile — гибкого управления и адаптивности к изменениям. Он использовал канбан-доски, чтобы наглядно представлять проблемы, возникающие при разработке ПО. Так Андерсон сосредоточивал внимание команды на решении срочных задач, при этом сохраняя постоянный поток работы.
Современные kanban-доски — инструмент, который помогает визуализировать этапы работы над проектом и эффективнее управлять командой. Они представляют собой поле с карточками (задачами) и колонками (статусами задач). По ходу работы карточки перемещают из одной колонки в другую слева направо.
Система Kanban имеет два основных правила:
- общий список задач (backlog) сортируется по приоритету и может меняться;
- количество задач, выполняемых одновременно, должно быть ограничено, чтобы оперативно реагировать на смену приоритетов или появление новых вводных.
То есть эта методика помогает фокусироваться на приоритетных задачах, при этом планировать гибко и быть готовыми к изменениям.
Таск-менеджеры на основе методологии Kanban позволяют планировать сроки и следить, как продвигается работа. Вот чем они могут быть полезны пиарщикам, контент-маркетологам, журналистам и копирайтерам:
- четко распределять роли в команде — для каждого задания прописывается свой исполнитель;
- расставлять приоритеты — когда все задачи наглядно представлены на доске, проще выбрать, за что приниматься в первую очередь;
- не забывать о дедлайнах и важных событиях — можно ставить напоминания о сроках;
- следить, сколько времени уходит сбор и анализ информации, написание текста и другие задачи;
- хранить в одном месте важные документы, шаблоны писем, регламенты — во многих приложениях есть виртуальный диск или база знаний.
Рассмотрим подробнее популярные сервисы для планирования по Kanban — их функционал, преимущества и стоимость. В каждом из них можно начать использовать канбан-доски бесплатно.
1. WEEEK
Российский сервис, в котором можно планировать задачи, вести сделки и контролировать эффективность работы. Составляйте расписание в формате канбан-доски, календаря на неделю и месяц, обычного списка либо диаграммы Ганта — временной шкалы с этапами задач.
Для заданий вы назначаете сроки и исполнителей, добавляете файлы, обсуждаете правки в комментариях, засекаете время, которое уходит на работу. Кастомизируйте задачи — меняйте цвета, теги и обложки, настраивайте приватность, фильтруйте таски по категориям, приоритетности, статусу выполнения, исполнителям.
Файлы и заметки можно сохранять в базу знаний, а для проектов создавать шаблоны.
Другие возможности:
- настраивайте уведомления в Телеграм, ВК или Slack для дедлайнов и действий других пользователей;
- импортируйте события из календарей Яндекс, Google и Apple;
- добавляйте в проекты файлы из других сервисов и работайте с ними внутри WEEEK — например, с гугл-документами и таблицами;
- некоторые действия можно автоматизировать — допустим, запускать таймер при перемещении задачи в колонку «В процессе»;
- есть встроенные дополнительные сервисы — ИИ-модель на основе ChatGPT, таймер Pomodoro и даже медитации;
- освоить сервис помогут подробные инструкции, а также встроенный ИИ-помощник для поиска нужного раздела;
- для индивидуального планирования и работы небольших команд доступ ко всем основным опциям бесплатный.
Минусы: количество досок в бесплатном тарифе ограничено.
Как подключиться: онлайн-версия, приложения для ПК и смартфонов.
Сколько стоит:
- бесплатный тариф — в формате «для себя» или для группы до 5 человек, включает до 7 проектов, в каждом можно добавлять до 5 досок;
- продвинутые тарифы — от 199 рублей за пользователя в месяц. Они расширяют список участников, дают безлимит на количество проектов и досок, возможность регулировать доступ к ним и приглашать «гостей» — добавлять внештатных сотрудников.
2. «ЛидерТаск»
Трекер задач для индивидуального и командного планирования. Помогает систематизировать дела, делегировать их членам команды и отслеживать выполнение.
Таски можно размещать на канбан-досках, в календаре и обычных списках, к карточкам прикреплять картинки, файлы, документы и голосовые сообщения.
Другие возможности:
- после регистрации сразу доступны шаблоны досок для работы, личных и семейных дел;
- подключайте уведомления о дедлайнах и встречах в Телеграм, ставьте задачи через бота;
- настраивайте шаблоны для регулярных задач;
- работайте с сервисом даже офлайн — все изменения синхронизируются при новом подключении;
- обсуждайте задания в чатах;
- есть бесплатный доступ для индивидуального пользования.
Минусы: на бесплатном тарифе можно работать только с одного устройства, а количество досок сильно ограничено.
Как подключиться: веб-версия, приложения для ПК и смартфонов, также есть коробочная версия для установки на свой сервер.
Сколько стоит:
- бесплатно — для использования на одном устройстве, можно добавить 3 доски, до 10 проектов и до 100 карточек;
- тариф «Премиум» за 3 199 рублей в год — для одного пользователя с синхронизацией на нескольких устройствах. Дает безлимит на количество проектов, досок и задач, 2 Гб для файлов в облаке, подключение к Телеграм;
- тариф «Бизнес» за 4 999 рублей в год на каждого участника — для групп от 2 человек, включает возможности «Премиума» + совместные доски и проекты.
3. Kaiten
Российская платформа для построения рабочих процессов по методам Kanban и Scrum (работа короткими циклами). Размещайте таски на досках, таймлайне, в таблицах или календаре, ведите диалоги по ним в чатах. Если «рулите» несколькими проектами, комбинируйте таблицы в одном пространстве.
Внутри сервиса можно создавать инструкции и собирать их в базу знаний, хранить образцы документов, которые нужны в работе.
Другие возможности:
- автоматический перенос данных из зарубежных сервисов для планирования;
- есть таймтрекер и отчеты по выполнению задач с графиками;
- настраивайте оповещения о дедлайнах и встречах на почту или в Телеграм;
- автоматизируйте рутинные действия;
- ставьте ограничения на количество дел в день для лучшего фокуса;
- упорядочивайте задачи через создание «родительских» и «дочерних» карточек;
- работайте с обращениями клиентов через внутреннюю службу поддержки;
- в интерфейсе легко разобраться;
- все базовые функции доступны бесплатно для любого количества человек.
Как подключиться: веб-версия, мобильные приложения, серверная версия для крупных компаний.
Сколько стоит:
- бесплатно — все основные функции для работы с карточками и базой знаний, безлимит на участников;
- продвинутые тарифы от 420 рублей в месяц за 1 человека — включают родительские и дочерние таски, шаблоны заданий, дополнительные возможности. Первые 14 дней — бесплатно.
4. Strive
Российский Kanban-сервис для компаний любого размера и самозанятых специалистов. Планируйте работу на досках, в календаре или на временной шкале Ганта, распределяйте поручения между коллегами.
Также Strive отлично подходит для хранения файлов с документацией по проектам и создания инструкций (регламентов) с тестами для новых членов команды.
Другие возможности:
- подключайте уведомления о дедлайнах в браузере, на смартфоне или в Телеграм;
- интегрируйте гугл-документы и таблицы в проекты и работайте с ними, не выходя из сервиса;
- отслеживайте, как идет работа, — иконки пользователей показывают, кто в данный момент выполняет задачу;
- добавляйте комментарии и прикрепляйте файлы в чатах задач;
- понятный и простой интерфейс;
- бесплатный доступ для групп до 10 человек.
Минусы: бесплатно в базе знаний можно хранить не больше 10 файлов.
Как подключиться: онлайн-версия, софт для ПК и смартфонов, есть и серверная версия.
Сколько стоит:
- бесплатный тариф — до 10 участников, до 3 рабочих пространств, хранение до 10 файлов и регламентов, без автоматизации;
- платный тариф за 225 рублей в месяц за 1 пользователя — все функции без ограничений, любое количество участников;
- коробочная версия для команд от 100 человек — рассчитывается индивидуально.
5. «Яндекс Трекер»
Сервис для организации рабочих процессов от «Яндекса», входит в систему онлайн-офиса Cloud. Подходит как для фрилансеров, так и для крупных компаний с объемным списком задач.
«Яндекс Трекер» позволяет объединить работу разных отделов в одном онлайн-пространстве, назначать задания и исполнителей, обсуждать результаты в чате, искать задачи по фильтрам.
При подключении можно выбрать один из шаблонов, а затем настроить его под себя. Например, для пиарщиков, авторов и маркетологов подойдут:
- модуль «Базовый» — канбан-доски для «одиночек» и небольших команд;
- модуль «Управление проектами» — система объединяет несколько направлений работ по разным проектам, планировать можно на досках или диаграмме Ганта.
Другие возможности:
- можно перенести процессы из других сервисов;
- экономьте время на рутине с помощью автодействий и шаблонов;
- контролируйте статусы задач на графиках и время, которое на них тратится;
- визуализируйте процессы в схемах с блоками-этапами и стрелочками;
- сервис рассчитан на высокие нагрузки и большие объемы данных;
- удобно подключить тем, кто уже использует онлайн-офис «Яндекса»;
- для маленьких команд доступ бесплатный.
Минусы: для работы необходим аккаунт «Яндекса», а чтобы разобраться в дополнительных функциях, нужно больше времени.
Как подключиться: облачная веб-версия, мобильные приложения.
Сколько стоит:
- бесплатно — для индивидуального использования и команд до 5 человек;
- от 360 рублей в месяц на человека — для коллектива из 5+ пользователей.
6. Shtab
Многофункциональный таск-менеджер с облачным хранилищем и кастомизацией.
В сервисе большой выбор инструментов для планирования — от канбан-досок до матрицы Эйзенхауэра. Изменяйте дизайн досок, добавляйте в карточки картинки и комментарии, сохраняйте шаблоны для регулярных тасков.
Если проектов много, их можно упорядочить с помощью папок и добавлять любое количество подразделов и вложений.
Другие возможности:
- есть учет времени и встроенный Pomodoro-таймер — работает даже офлайн;
- импорт данных из Jira и Trello;
- подключайтесь к телеграм-боту — ставьте через него задачи и получайте напоминания;
- связывайте задачи в последовательности;
- настраивайте уровни доступа к данным для коллег;
- смотрите статистику выполнения тасков по каждому члену команды;
- бесплатный доступ для небольших групп.
Минусы: в бесплатной подписке доступны только базовые функции.
Как подключиться: веб-версия, софт для ПК и смартфонов, коробочная версия.
Сколько стоит:
- бесплатно — до 5 участников, основной функционал, облачное хранилище на 1 Гб;
- продвинутые тарифы от 152 рублей за человека в месяц увеличивают объем диска и количество возможных пользователей, дают больше функций по автоматизации и настройке карточек. Бесплатный тест на 14 дней.
7. YouGile
Инструмент для организации задач и их делегирования команде. Планируйте этапы работы на канбан-досках и диаграмме Ганта, обсуждайте правки во встроенном мессенджере, делитесь с сотрудниками доступом к проектам и файлам.
Отчеты по результатам работы формируются в виде таблиц, их можно скачать в формате Excel.
Другие возможности:
- настраивайте шаблоны карточек и автоматическую передачу тасков исполнителям;
- прикрепляйте на карточки задач стикеры — пометки о приоритетности, дедлайне или собственные обозначения;
- создавайте сводки — подборки задач, выбранные по какому-либо признаку (например, просроченные);
- автоматически переносите события и задачи из Google-календаря и Trello;
- есть обучение по работе с системой для руководителей;
- полностью бесплатный доступ для группы до 10 пользователей.
Как подключиться: онлайн-версия, софт для ПК и мобильных устройств, коробочная версия.
Сколько стоит:
- все опции доступны бесплатно для первых 10 участников;
- с 11-го участника — от 495 рублей за 1 человека в месяц;
- серверная версия — от 849 рублей за 1 пользователя в месяц.
8. Teamly
Сервис объединяет функции Notion и Trello и позволяет управлять задачами с помощью умных таблиц и канбан-досок.
Используйте настройки карточек и колонок: выделяйте приоритетные задачи, сортируйте их по категориям, прикрепляйте файлы и заметки, подключайте уведомления о сроках. Планировать дедлайны можно по временной шкале Ганта или в календаре.
Другие возможности:
- храните файлы в облаке и делитесь доступом с сотрудниками;
- собирайте базу инструкций с тестами и опросами для обучения новых членов команды;
- автоматизируйте рутинные действия с карточками;
- используйте ИИ-помощник внутри сервиса;
- свободный доступ для небольших команд.
Минусы: в бесплатной подписке функционал ограничен, нет аналитики.
Как подключиться: веб-версия, мобильные приложения, возможна установка на сервер компании или создание приватного облака.
Сколько стоит:
- бесплатный вариант — до 7 участников, только базовые функции, 2 Гб памяти;
- платные пакеты — от 399 рублей в месяц для индивидуального пользования и от 199 рублей за человека для компаний. Включают полный доступ к возможностям сервиса, например, аналитику и отчетность, и увеличивают объем облачной памяти.
9. Аспро.Agile
Еще один российский планировщик для организации работы по методам Agile — Kanban и Scrum.
Пополняйте общий список всех задач (бэклог) и распределяйте их по приоритетности и категориям, назначайте ответственных, отправляйте правки во внутреннем чате.
Другие возможности:
- есть прямой перенос данных из Jira;
- следите за динамикой выполнения задач в отчетах;
- настраивайте уведомления и автодействия, например, перенос задачи из одной колонки в другую;
- пополняйте базу знаний для обучения новых членов команды;
- бесплатный доступ для личного использования и маленьких групп.
Минусы: бесплатный пакет опций сильно ограничен по количеству пользователей и проектов.
Как подключиться: веб-версия, мобильное приложение Аспро.Cloud.
Сколько стоит:
- бесплатная подписка — до 3 пользователей и до 3 проектов, базовые функции;
- PRO-тарифы от 1 990 рублей в месяц позволяют добавить больше участников и проектов. Плюсом идут расширенные настройки карточек и автоматизация, создание библиотеки данных. Есть пробный период на 14 дней.
10. Pyrus
Сервис для организации работы над проектами, документами и распределения задач среди членов команды.
Планируйте на канбан-досках, в списках и на календаре, обсуждайте задания во внутреннем мессенджере. Можно регулировать доступ сотрудников к настройкам, заявкам и отчетности.
Срочные задачи попадают в папку «Входящие», что помогает держать работу под контролем и ускорять согласования. А если нужно проинформировать о чем-то всю команду, оставляйте заметки в разделе «Объявления».
Другие возможности:
- отслеживайте время и прогресс по ходу работы;
- составляйте схемы процессов и шаблоны для повторяющихся задач;
- выстраивайте связи между карточками, добавляйте подзадачи;
- принимайте и обрабатывайте обращения от клиентов;
- сохраняйте шаблоны документов и собирайте их в базу знаний;
- в бесплатном тарифе вполне хватает функций для личного и командного планирования.
Минусы: канбан-доски в сервисе — вторичная функция, колонки нужно настраивать с нуля через создание подсписков.
Как подключиться: веб-версия, мобильные приложения, коробочная версия.
Сколько стоит:
- бесплатно — любое количество участников и задач, все базовые функции и 1 Гб облачной памяти;
- пакет «Облачный» за 415 рублей за человека в месяц включает также ведение клиентской базы, документооборот и 100 Гб памяти;
- пакет «Безоблачный», от 82 500 рублей за компанию в месяц — предполагает установку на свой сервер, регулярные обновления и безлимитный диск для файлов.
11. MeisterTask
Международная платформа для постановки личных целей и командной работы по методу Kanban. Включает доски, списки, календарь и диаграмму Ганта, где можно распределять таски между исполнителями, прикреплять файлы и ставить сроки, настраивать оповещения.
Также доступна «Повестка дня» — личная доска, на которую вы можете перемещать актуальные задачи из разных проектов.
Другие возможности:
- сохраняйте образцы повторяющихся задач и заметки с важной информацией;
- используйте таймтрекер и графики эффективности процессов;
- интегрируйте сторонние приложения, например, Google Drive и электронную почту,
- есть бесплатная подписка для самозанятых специалистов и групп любого размера.
Минусы: хотя сайт работает в России, оплата возможна только зарубежными картами.
Как подключиться: веб-версия, софт для Windows и смартфонов.
Сколько стоит:
- бесплатно — до 3 проектов, сколько угодно участников и задач;
- продвинутые тарифы от $13,50 за человека в месяц — включают неограниченное количество проектов и заметок, настройки доступа для членов команды.
12. «Битрикс24»
«Битрикс24» — комплексная программа для организации работы бизнеса. Включает CRM-систему, конструктор сайтов, чаты и видеозвонки, таск-менеджер (раздел «Задачи и Проекты»).
Для планирования используйте канбан-доски, календарь или шкалу Ганта, общайтесь в мессенджере внутри сервиса, устраивайте созвоны, добавляйте к карточкам файлы.
Другие возможности:
- устанавливайте исполнителей и их доступ к файлам;
- собирайте базу знаний с файлами по проектам;
- интегрируйте платформу с другими приложениями из каталога подписки «Битрикс24 Маркетплейс»;
- используйте ИИ-помощника для создания пересказов и чек-листов;
- можно организовать все бизнес-процессы в одном месте;
- есть бесплатный доступ для любого количества человек.
Минусы:
- много лишних функций для тех, кому нужно только планирование;
- мало настроек для оформления досок и карточек «под себя».
Как подключиться: онлайн-версия, мобильные приложения, коробочная версия.
Сколько стоит:
- бесплатно — безлимит на количество участников, диск на 5 Гб, ограниченный набор функций;
- PRO-тарифы начинаются от 1 743 рублей в месяц на команду от 5 человек. Они увеличивают объем хранилища, дают больше функций для совместной работы, общения в чатах и ведения клиентов.
13. «Мегаплан»
Еще одна платформа для структурирования бизнес-процессов, управления сотрудниками и продажами, хранения документации по проектам.
Планируйте дела и поручения команде с помощью канбан-досок и диаграммы Ганта, контролируйте сроки, прогресс и результаты. Общайтесь в чатах и видеозвонках, подключайте оповещения о дедлайнах.
Другие возможности:
- контролируйте время выполнения работы и эффективность сотрудников;
- настраивайте автоматический перенос карточек из колонки в колонку;
- прикрепляйте файлы к таскам или формируйте из них базу знаний;
- добавляйте шаблоны для повторяющихся дел;
- доступны синхронизация с 1C и Google-календарем, подключение сторонних сервисов и приложений, например, Whatsapp и Телеграм, бухгалтерских программ;
- бесплатные обучающие материалы для освоения платформы.
Минусы: нет бесплатной подписки, только пробный доступ.
Как подключиться: онлайн-версия, мобильные приложения, коробочная версия.
Сколько стоит: от 454 рублей за 1 человека в месяц. Подписка включает 2 ТБ хранилища для файлов, инструменты для управления сотрудниками и работы с аналитикой. Более дорогие тарифы добавляют к списку возможностей CRM-систему. Есть бесплатный тестовый доступ на 14 дней.
Что в итоге
Методика Kanban помогает организовать работу с контентом, поручать задачи сотрудникам, следить за соблюдением сроков.
Если вы работаете как фрилансер или сотрудник компании и хотите эффективно управлять своими задачами, попробуйте работу с канбан-досками бесплатно, например, в WEEEK, Kaiten, Strive, YouGile, Shtab. При расширении команды можно воспользоваться платными тарифами. А если нужна комплексная система управления бизнес-процессами, подойдут «Мегаплан» и «Битрикс24».
P.S. Ну а если вы слишком заняты планированием задач и не успеваете сами делать контент, искать для него темы и форматы, мы можем все сделать за вас. У Pressfeed есть услуга «Создание контента для корпоративных блогов». Мы напишем статьи для вашего блога или для СМИ, в которые вы хотите предложить свой материал. Оставляйте заявку на бесплатную консультацию по этой ссылке.
