Журналистам — материалы для публикаций.
Экспертам — упоминания в СМИ.
Здесь
Опубликовать статью
How to
Валерия Ферцер
0
257
ред.

Как организовать работу на удаленке: 20 полезных сервисов и 6 советов

После 2020 года удаленка стала трендом среди рабочих форматов. Вот только дистанционная работа — это не вечный отпуск, к ней нужен правильный подход. Редакция Pressfeed.Журнала собрала полезные советы и сервисы для тех, кто работает на удаленке, хочет стать максимально продуктивным и не сойти с ума в четырех стенах.

Иллюстрация Екатерины Урусовой

До начала всеобщей изоляции в 2020 году HeadHunter провел исследование по удаленному формату работы. Оказалось, что еще до пандемии 31% опрошенных работали дистанционно, при этом только 14% из них были фрилансерами, а 17% — штатными сотрудниками компаний. Кстати, по данным исследования, большинство удаленщиков даже до самоизоляции относились к сферам маркетинга, рекламы, пиара, масс-медиа и развлечений. 

Исследование HeadHunter на тему удаленной работы

Пандемия полностью изменила рабочие процессы во многих компаниях — согласно исследованию CNews Analytics, «Инфосистемы Джет» и Citrix, больше 80% компаний из топ-500 РБК перешли на удаленный формат работы. 

Сейчас нам кажется, что самоизоляция была в другой жизни, но работа вне офиса стала настолько популярной, что многие предприниматели так и не вывели сотрудников с удаленки. По данным сервиса ​​Owl Labs, на 2022 год около 16% от всех компаний в мире работают полностью в удаленном формате.

В 2022 году тренд на удаленный формат продолжается — некоторые компании переводят офисы за границу, многие специалисты переезжают в другие страны, а другие просто предпочитают работать дистанционно. В любом случае «удаленка» — это не только возможность поспать подольше или прийти на совещание в домашних тапочках, но и сложный организационный процесс. 

Какие проблемы могут возникнуть на удаленной работе

В дистанционной работе есть свои плюсы и минусы. С одной стороны, сотрудникам не надо тратить время и деньги на дорогу до офиса, можно свободнее распоряжаться временем, а предприниматели экономят на организации рабочего пространства и аренде помещений. С другой стороны, многие рабочие процессы с переходом на удаленку усложняются, приходится жестко следить за собой и сотрудниками. Согласно опросам CoSo Cloud, около 77% респондентов утверждают, что стали более продуктивными именно на «дистанционке», поскольку их ничего не отвлекает от задач. 

В удаленку надо приходить подготовленными, иначе вы рискуете провалиться в гигантскую кроличью нору и очнетесь, только когда обрастете пылью на рабочем стуле. Какие проблемы могут возникнуть, если вы работаете удаленно:

«5 шагов к гарантированной публикации». Скачайте прямо сейчас
  • много отвлекающих факторов: семья, домашние животные или любимый сериал, которые мешают настроиться на работу;
  • не хватает обратной связи от коллег и нормального общения по рабочим задачам — особенно это касается тех компаний, где сотрудники привыкли к разным летучкам, брейнштормам.
  • смешиваются личные и рабочие задачи, например, вы одной рукой готовите обед, а другой отвечаете на сообщения. С таким подходом легко наделать ошибок;
  • стирается грань между работой и личным временем. Если вы не можете отключиться от задач или общения в чатах, то постоянно находитесь в напряжении. Вам кажется, что вы — вовлеченный сотрудник, но в итоге не отдыхаете и ускоряете выгорание;
  • ухудшается самочувствие из-за недостатка подвижности. Дорога до офиса и обратно, конечно, не самое приятное занятие, но это хотя бы какая-то физическая нагрузка. Многие специалисты на удаленке полностью уходят в компьютер, их путь выглядит так: кровать — рабочий стол — кровать. Естественно, отсутствие движения влияет и на физическое, и на ментальное здоровье — ухудшается настроение, концентрация, появляются симптомы депрессии. 

На самом деле работа на удаленке может дать вам прекрасный баланс между личной жизнью и работой, главное — правильно организовать свое рабочее время и коммуникацию внутри команды. 

Как организовать работу на удаленке: 6 советов от команды Pressfeed

Команда сервиса журналистских запросов Pressfeed работала удаленно и до пандемии — наши сотрудники живут в разных городах, а иногда и в других странах. Совещания в Skype, корпоративы в Zoom, онлайн-конференции мы использовали еще до того, как это стало необходимо из-за изоляции. Мы решили собрать все лайфхаки по организации работы на удаленке от наших коллег и поделиться с теми, кому сложно привыкнуть к новому формату. 

Совет №1. Установите четкий график работы

Если вы неисправимый трудоголик, у вас будет соблазн работать 24/7, доделывать задачи в два часа ночи и планировать новые в выходные. Так вы можете быстро довести себя до выгорания, а свою команду — до желания хорошенько вас стукнуть. Если вы — любитель почилить, то без жесткого контроля рабочий план тоже пострадает. 

Установите себе адекватный график и придерживайтесь его. Работайте в одинаковые промежутки, например, с 8 до 16 или с 12 до 20 часов (и не забывайте про перерывы). Постарайтесь подстроить режим под ваши ритмы сна и периоды эффективности. Например, при подъеме в 7 утра чаще всего первые полтора часа я просто смотрю в экран компьютера — продуктивность на нуле. Зато во второй половине дня могу переделать все задачи гораздо быстрее — есть смысл сместить рабочий график на самый эффективный период. 

Совет №2. Обсудите режим с домашними

«Договоритесь с домашними о своем рабочем режиме — в это время без крайней необходимости они не должны вас отвлекать. Сообщите им, в какое время вы уходите на обед, чтобы они знали, когда вы можете побыть с семьей или решить какие-то срочные домашние дела. Постепенно рабочие графики войдут в привычку и не будут вызывать дискомфорт.

Если у вас совещание, во время которого должна быть тишина, придумайте, как обозначить это для домашних. К примеру, можно повесить табличку «Я на совещании» или закрыть дверь, если в остальное время она у вас открыта. Главное — заранее обсудить с близкими все эти сигналы, чтобы они понимали — в такие моменты вас нельзя отвлекать». 

Совет №3. Организуйте свое рабочее пространство

Не рекомендуем трудиться рядом с кроватью или едой — это очень отвлекающие факторы. Конечно, идеально, если у вас есть отдельный кабинет или комната, где можно запереться для работы или хотя бы на время совещаний. Если возможности совсем изолироваться от домашних нет, постарайтесь зонировать рабочее пространство. 

Не жадничайте и купите себе ортопедическое кресло для работы и правильный стол. Помните, что остеопат, который будет выправлять вам спину после сидения в позе «буквы зю», обойдется гораздо дороже. 

Старайтесь содержать рабочее место в порядке — как минимум уберите все лишние вещи, которые не относятся к вашим задачам. Я оставляю на столе только то, чем пользуюсь во время работы: ноутбук, планшет, ежедневник, разные провода и канцелярию, все остальные вещи могут лежать где угодно, но только не в рабочей зоне. 

Совет №4. Работайте по таймингу и ставьте короткие задачи

«Лучший помощник в организации работы на удаленке  — это четкие задачи на день и работа по таймингу. Каждое утро я пишу задачи на день и ставлю таймер: 35 минут активной работы и 5-минутный перерыв, потом снова активная работа и перерыв. 

В рамках одного отрезка времени можно делать одну или несколько задач. Главное — при выполнении одной задачи не отвлекаться на другие. Например, я работаю и вижу, что параллельно мне пришло несколько сообщений от коллег или клиентов, — перехожу к ним только после того, как закрою текущую задачу.

В 5-минутный перерыв мне важно отключиться от рабочих процессов. В это время я могу играться с котом, выйти на балкон с чашечкой чая или помедитировать. Чтобы снять напряжение в теле и перезагрузиться, в обеденное время могу принять душ, полежать в кровати или убраться в квартире. 

Попробуйте в перерывах использовать дыхательные практики — они помогают освежить голову и снять напряжение. Поставьте будильник на 2-3 минуты, закройте глаза и дышите на 10 счетов: 1 вдох — 1 выдох, 2 вдоха — 2 выдоха и так до 10». 

Совет №5. Выходите из дома и двигайтесь

Когда вы работали в офисе, то тратили энергию хотя бы на дорогу до него. Отсутствие физической активности и свежего воздуха негативно сказывается на здоровье.

Делайте зарядку, устраивайте короткие прогулки во время перерыва, в конце концов заведите дома коврик для гимнастики и гантели. Поставьте будильник или воспользуйтесь приложениями для спорта — каждый час вставайте и разминайтесь. 

Идеально, если вы сможете ходить, бегать или заниматься спортом с утра — до работы. Так организм проснется быстрее, вы получите заряд бодрости, а главное — не сможете отговориться от занятий тем, что у вас плотно идут задачи, от которых нельзя оторваться. Впрочем, утренние нагрузки вполне можно заменить прогулкой с детьми до школы или детского сада, выгулом собаки.

Совет №6. Собирайте ежедневные отчеты и обратную связь от сотрудников

«Я прошу сотрудников писать ежедневный отчет о прошедшем дне. Обычно это те проблемы или сложности, с которыми столкнулся сотрудник, а также его успехи. Например, ребята из отдела продаж пишут о возражениях, проблемах с клиентами, что не получается или получается — дают обратную связь буквально на пару предложений. 

При этом надо сделать не формальное описание дня: «День был продуктивный, много выставила счетов, получила оплаты…», а именно рефлексию себя, своего успеха или трудностей. К примеру, вот отчет одного из наших менеджеров: «Были клиенты, которые писали о том, что публикации в СМИ неэффективны, в них нет смысла вкладываться. Я прописала отработку, которую обсуждали на обучении, и мне ответили, что в моих словах есть зерно правды, запросили коммерческое предложение с кейсами. Считаю, это успех за сегодня».

Обязательно каждый день комментируйте отчеты и помогайте сотрудникам развиваться и укреплять свои навыки. Таким образом вы создаете качественный диалог между руководителями и командой на удаленке». 

Приложения и сервисы для работы на удаленке

Несмотря на то, что главная причина прокрастинации — это интернет, мобильные приложения и онлайн-сервисы могут значительно упростить работу удаленщиков и помочь грамотно организовать рабочий процесс, который будет приносить результаты. 

Сервисы для планирования 

1. Microsoft To Do

Бесплатный сервис как для корпоративных, так и для личных целей. Ничего сложного — в основе программы интерактивный чек-лист необходимых дел. Если задача выполнена, ставите галочку, и она исчезает. Можно разбить дела по удобным вам категориям или подзадачам. 

Хотите попасть в топовые СМИ бесплатно?
Откликайтесь на запросы журналистов — публикуйте комментарии, статьи и интервью в крупных медиа
Как это работает

Цена: бесплатно.

2. Forest

Приложение от креативных разработчиков. Вы определяете планы, которые должны быть реализованы, например, за один день и устанавливайте таймер — в приложении появляется маленький росток. В процессе выполнения задачи ваше дерево будет расти, но, если надолго выйдете из приложения или нарушите дедлайн, растение погибнет. 

Цена: для пользователей Android бесплатно, для IOS — 379 руб. 

3. Google Календарь и Яндекс Календарь

Два самых удобных и доступных бесплатных планера с очень похожими интерфейсами. Пользователи могут подключать другие сервисы и использовать множество внутренних функций: добавлять изображения, ставить цели, расписывать мероприятия, приглашать коллег. 

Google Календарь

4. Evernote

Универсальное приложение для бизнеса: контроль рабочего процесса, ведение общих блокнотов и проектов, большие возможности креатива и синхронизация с другими сервисами. Также есть раздел, где вы можете следить за финансовой стороной рабочих кейсов. 

Цена: бесплатный тариф с ограничениями; платный — от 219 руб. в месяц. 

5. Things

Таск-менеджер сервиса Apple (доступен только для экосистемы). У приложения большой спектр возможностей планирования, сервис сам контролирует выполнение ваших задач, интегрирует планы из стандартного приложения «Напоминания». Можно создавать повторяющиеся цели и подключать сторонние приложения.  

Цена: 899 руб. за скачивание. 

6. Pomotodo

Сервис Pomotodo — идеальное приложение для прокрастинаторов. В программу встроен таймер, который распределит ваше время в соответствии с «методом помидора». Вкратце о методе — нужно поделить отрезки рабочего времени на так называемые «помидоры». Один «помидор» длится 30 минут, из них 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Для настройки системы нужно только внести задачи и дедлайны.

Цена: бесплатно, но есть премиум-версия с расширенными возможностями.

Сервисы для работы в команде

7. Trello

В сервисе можно создать виртуальную доску с целевыми карточками и к каждой прикрепить определенного человека, прописав его рабочий таск. Система также позволяет взаимодействовать с внешними приложениями, подключать календари, рассылки и другие программы.

Цена: бесплатно, но есть платные расширения.

Виртуальный пиарщик
Поможет наладить работу со СМИ без своего пиарщика или агентства
Увеличит число упоминаний о вашей компании
Обойдется в 2-3 раза дешевле
Как это работает

8. CrocoTime

Программа для руководителей, которая позволяет отслеживать, сколько времени сотрудник посвятил рабочим задачам, звонкам, видеоконференциям. Мониторинг также позволяет собрать аналитические данные об эффективности рабочего процесса.

Цена: от 250 руб. за одного сотрудника, есть бесплатный двухнедельный период.

9. Wrike

Умная бизнес-площадка, где можно собрать всех сотрудников, живущих на разных концах земли. Программа записывает все ваши встречи и проекты, предоставляет отчеты о каждом рабочем этапе, контролирует нагрузку сотрудников. 

Цена: от 9.8$ в месяц, есть бесплатный пробный период.  

10. Leadertask

Еще одна программа для мониторинга работы сотрудников. Внутри есть функции CRM-системы, можно собирать карточки клиентов и контролировать заявки. Назначайте ответственных за ведение определенных задач, просматривайте историю сообщений с заказчиками, будьте в курсе всех организационных событий.

Цена: бесплатно с ограничениями; платный тариф — 7 руб. в день.

11. Coggle

Приложение для тех, кто устраивает мозговые штурмы и совещания. В приложении можно делать интеллект-карты, схемы, диаграммы, графики — придумывать самим или использовать уже готовые шаблоны. Вся информация автоматически структурируется.

Цена: от 5$ в месяц, есть бесплатная пробная версия.

12. Lino

Точь-в-точь доска желаний, только корпоративная. Пишите задачи, оставляйте заметки, привлекайте внимание коллег яркими стикерами, разбавляйте серые будни цветными картинками. Целый рабочий день можно уместить на одном холсте. 

Цена: бесплатно.

Сервисы для презентаций и конференций

13. Keynote 

Популярный сервис для создания креативной анимации, но поддерживается только в AppStore. Для тех, кто не пользуется Apple, можно переформатировать презентацию в PPTX и открыть ее в PowerPoint. Пользователи любят Keynote за большую библиотеку готовых иллюстраций. В программе можно проводить совещания, видеотрансляции, онлайн-презентации и работать вместе с командой. 

Гайд «Как любой компании начать публиковаться в СМИ»
Как выбрать СМИ, подружиться с журналистами и что проверить в тексте перед отправкой.
Смотреть бесплатно

Цена: бесплатно — работа из пакета iWork; платно на Mac за 1200 руб., на IPhone — 600 руб.

14. Prezi

Главное предназначение сервиса — создание презентаций. Есть один деликатный момент — ваши работы будут видны всем посетителям сайта, если у вас бесплатный тариф. Если для вас это не критично, то Prezi отлично справляется со своим основным функционалом. 

На платформе можно проводить видеоконференции, онлайн-презентации, работать в команде над шаблонами. 

Цена: бесплатно (ваши презентации будут доступны всем пользователям); платно — от 12$ в месяц.

Приложения для здоровья и дисциплины

15. Freedom

Сомневаетесь в своей силе воли — установите приложение Freedom, оно доступно и для компьютеров и для телефонов. Программа блокирует сайты, любые информационные ресурсы, игры, и даже сам интернет на заданное вами время. 

Цена: 2,42$ в месяц.

16. Stay Focused 

Программа для браузера Google Chrome, ограничивающая доступ к отвлекающим платформам. Можно контролировать время и сосредоточиться только на рабочих задачах. 

Цена: бесплатно, но доступ только в браузере-разработчике. 

17. Akamu

Приложение для медитаций. В программе можно запустить сеансы от 5 до 20 минут, которые помогут справиться со стрессом и тревогой. Если навалилось много задач, и вам необходимо успокоиться, Akamu — отличный вариант. Также в приложении представлен раздел со статьями о том, как поддерживать душевное и физическое здоровье. 

Цена: бесплатно с ограничениями; платно за 75 руб. в месяц. 

18. MyFitnessPal

Приложение помогает отслеживать физическую активность и контролирует питание. Есть счетчик калорий и возможность синхронизации с другими фитнес-приложениями. Вам не нужно выделять дополнительное время на спортзал, в MyFitnessPal есть план коротких тренировок, которые можно выполнять в перерывах между созвонами с коллегами. 

Цена: 599 руб. в месяц или 2990 руб. за год, бесплатный пробный период 1 месяц. 

19. Happify

Сервис помогает улучшить психическое здоровье. Конечно, приложение не может сравниться с походами к профессиональному психологу, но оно позволит проработать незначительные тревоги и поднять настроение с помощью несложных упражнений.

Цена: бесплатно, есть платные функции.

20. Sleep Cycle Alarm Clock

Здоровый и крепкий сон — залог нашей продуктивности. Вы задаете получасовой промежуток, когда вам надо проснуться, и умный будильник поднимет вас с постели в самый подходящий для вашего организма момент. Приложение поможет встроиться в циркадные ритмы и предоставит отчет о качестве вашего сна. 

Цена: бесплатно, есть платные функции. 

Заключение

Работа на удаленке — это большая свобода для всех сотрудников. При правильном подходе к дистанционному формату вы можете найти отличный баланс между личной жизнью и проектами.

Как и в офисе, вам придется установить для себя жесткий график между рабочими задачами и личными делами, иначе вы рискуете смешать их и утонуть в этой каше. Организуйте полноценное рабочее пространство, обсудите график с домашними. А еще не забывайте о том, что физическая активность важна не меньше, чем умственные нагрузки.

Хотите получить полезные подборки материалов, которые помогут вам продвигать свой бизнес в СМИ бесплатно?
Подпишитесь на нашу рассылку, и мы пришлем их вам!
Читайте также
10 лучших Telegram-каналов для поиска работы в PR, маркетинге и медиаКак создать продуктивную команду из копирайтеров-фрилансеров: кейс HR-стартапаСтоит ли PR-менеджеру и журналисту делать тестовые задания?Какие изменения в жизни бизнеса останутся после пандемии навсегда? Рассказывают руководители компаний
1
Валерия Ферцер
Редактор Pressfeed.
Зарегистрируйтесь на Pressfeed прямо сейчас в три клика!
И получите первую публикацию в СМИ уже через неделю!
И получите доступ к 120 000 экспертов
Скачайте приложение Pressfeed и будьте всегда на связи!

Комментарии

Дайте на эти темы комментарии журналистам на сервисе журналистских запросов Pressfeed и получите упоминание в СМИ
Показать еще
Войти
Регистрация
Восстановить пароль
Укажите адрес электронной почты. Обратите внимание: письмо с новым паролем может попасть в папку «Спам»
Pressfeed
Платформа для работы с медиа
Бесплатные публикации в СМИ
Узнайте, в каких СМИ вы можете опубликоваться прямо сейчас
Пройдите тест и узнайте, какие медиа в данный момент находятся в поиске материалов для публикаций и соответствуют вашей тематике
СТОП! Не уходите с
пустыми руками.
Для вас книга в подарок!
Стоп!
Не уходите
с пустыми руками
Для вас книга
в подарок
Зарегистрируйтесь бесплатно на сервисе Pressfeed и получите книгу «18 площадок для бесплатных публикаций»
Узнайте в каких крупных СМИ вы можете публиковать статьи, колонки, кейсы самостоятельно. Правила площадок, рекомендации.

Pressfeed — платформа, где журналисты ищут экспертов и материалы для публикаций. Каждый день доступно более 500 запросов из более чем 10000 российских СМИ. Получите доступ ко всем запросам бесплатно!
Добавьте ваши данные
1/2
Как создать блог компании, чтобы привлекать теплые заявки?
Расскажу на своем курсе для редакторов, маркетологов и предпринимателей
Елена Локтионова
Главный редактор «Pressfeed.Журнал»
Программа курса