Как организовать работу на удаленке: 20 полезных сервисов и 6 советов
После 2020 года удаленка стала трендом среди рабочих форматов. Вот только дистанционная работа — это не вечный отпуск, к ней нужен правильный подход. Редакция Pressfeed.Журнала собрала полезные советы и сервисы для тех, кто работает на удаленке, хочет стать максимально продуктивным и не сойти с ума в четырех стенах.
До начала всеобщей изоляции в 2020 году HeadHunter провел исследование по удаленному формату работы. Оказалось, что еще до пандемии 31% опрошенных работали дистанционно, при этом только 14% из них были фрилансерами, а 17% — штатными сотрудниками компаний. Кстати, по данным исследования, большинство удаленщиков даже до самоизоляции относились к сферам маркетинга, рекламы, пиара, масс-медиа и развлечений.
Пандемия полностью изменила рабочие процессы во многих компаниях — согласно исследованию CNews Analytics, «Инфосистемы Джет» и Citrix, больше 80% компаний из топ-500 РБК перешли на удаленный формат работы.
Сейчас нам кажется, что самоизоляция была в другой жизни, но работа вне офиса стала настолько популярной, что многие предприниматели так и не вывели сотрудников с удаленки. По данным сервиса Owl Labs, на 2022 год около 16% от всех компаний в мире работают полностью в удаленном формате.
В 2022 году тренд на удаленный формат продолжается — некоторые компании переводят офисы за границу, многие специалисты переезжают в другие страны, а другие просто предпочитают работать дистанционно. В любом случае «удаленка» — это не только возможность поспать подольше или прийти на совещание в домашних тапочках, но и сложный организационный процесс.
Какие проблемы могут возникнуть на удаленной работе
В дистанционной работе есть свои плюсы и минусы. С одной стороны, сотрудникам не надо тратить время и деньги на дорогу до офиса, можно свободнее распоряжаться временем, а предприниматели экономят на организации рабочего пространства и аренде помещений. С другой стороны, многие рабочие процессы с переходом на удаленку усложняются, приходится жестко следить за собой и сотрудниками. Согласно опросам CoSo Cloud, около 77% респондентов утверждают, что стали более продуктивными именно на «дистанционке», поскольку их ничего не отвлекает от задач.
В удаленку надо приходить подготовленными, иначе вы рискуете провалиться в гигантскую кроличью нору и очнетесь, только когда обрастете пылью на рабочем стуле. Какие проблемы могут возникнуть, если вы работаете удаленно:
Скачайте сейчас: PDF-инструкция «Где и как публиковать статьи бесплатно»- много отвлекающих факторов: семья, домашние животные или любимый сериал, которые мешают настроиться на работу;
- не хватает обратной связи от коллег и нормального общения по рабочим задачам — особенно это касается тех компаний, где сотрудники привыкли к разным летучкам, брейнштормам.
- смешиваются личные и рабочие задачи, например, вы одной рукой готовите обед, а другой отвечаете на сообщения. С таким подходом легко наделать ошибок;
- стирается грань между работой и личным временем. Если вы не можете отключиться от задач или общения в чатах, то постоянно находитесь в напряжении. Вам кажется, что вы — вовлеченный сотрудник, но в итоге не отдыхаете и ускоряете выгорание;
- ухудшается самочувствие из-за недостатка подвижности. Дорога до офиса и обратно, конечно, не самое приятное занятие, но это хотя бы какая-то физическая нагрузка. Многие специалисты на удаленке полностью уходят в компьютер, их путь выглядит так: кровать — рабочий стол — кровать. Естественно, отсутствие движения влияет и на физическое, и на ментальное здоровье — ухудшается настроение, концентрация, появляются симптомы депрессии.
На самом деле работа на удаленке может дать вам прекрасный баланс между личной жизнью и работой, главное — правильно организовать свое рабочее время и коммуникацию внутри команды.
Как организовать работу на удаленке: 6 советов от команды Pressfeed
Команда сервиса журналистских запросов Pressfeed работала удаленно и до пандемии — наши сотрудники живут в разных городах, а иногда и в других странах. Совещания в Skype, корпоративы в Zoom, онлайн-конференции мы использовали еще до того, как это стало необходимо из-за изоляции. Мы решили собрать все лайфхаки по организации работы на удаленке от наших коллег и поделиться с теми, кому сложно привыкнуть к новому формату.
Совет №1. Установите четкий график работы
Если вы неисправимый трудоголик, у вас будет соблазн работать 24/7, доделывать задачи в два часа ночи и планировать новые в выходные. Так вы можете быстро довести себя до выгорания, а свою команду — до желания хорошенько вас стукнуть. Если вы — любитель почилить, то без жесткого контроля рабочий план тоже пострадает.
Установите себе адекватный график и придерживайтесь его. Работайте в одинаковые промежутки, например, с 8 до 16 или с 12 до 20 часов (и не забывайте про перерывы). Постарайтесь подстроить режим под ваши ритмы сна и периоды эффективности. Например, при подъеме в 7 утра чаще всего первые полтора часа я просто смотрю в экран компьютера — продуктивность на нуле. Зато во второй половине дня могу переделать все задачи гораздо быстрее — есть смысл сместить рабочий график на самый эффективный период.
Совет №2. Обсудите режим с домашними
«Договоритесь с домашними о своем рабочем режиме — в это время без крайней необходимости они не должны вас отвлекать. Сообщите им, в какое время вы уходите на обед, чтобы они знали, когда вы можете побыть с семьей или решить какие-то срочные домашние дела. Постепенно рабочие графики войдут в привычку и не будут вызывать дискомфорт.
Если у вас совещание, во время которого должна быть тишина, придумайте, как обозначить это для домашних. К примеру, можно повесить табличку «Я на совещании» или закрыть дверь, если в остальное время она у вас открыта. Главное — заранее обсудить с близкими все эти сигналы, чтобы они понимали — в такие моменты вас нельзя отвлекать».
Совет №3. Организуйте свое рабочее пространство
Не рекомендуем трудиться рядом с кроватью или едой — это очень отвлекающие факторы. Конечно, идеально, если у вас есть отдельный кабинет или комната, где можно запереться для работы или хотя бы на время совещаний. Если возможности совсем изолироваться от домашних нет, постарайтесь зонировать рабочее пространство.
Не жадничайте и купите себе ортопедическое кресло для работы и правильный стол. Помните, что остеопат, который будет выправлять вам спину после сидения в позе «буквы зю», обойдется гораздо дороже.
Старайтесь содержать рабочее место в порядке — как минимум уберите все лишние вещи, которые не относятся к вашим задачам. Я оставляю на столе только то, чем пользуюсь во время работы: ноутбук, планшет, ежедневник, разные провода и канцелярию, все остальные вещи могут лежать где угодно, но только не в рабочей зоне.
Совет №4. Работайте по таймингу и ставьте короткие задачи
«Лучший помощник в организации работы на удаленке — это четкие задачи на день и работа по таймингу. Каждое утро я пишу задачи на день и ставлю таймер: 35 минут активной работы и 5-минутный перерыв, потом снова активная работа и перерыв.
В рамках одного отрезка времени можно делать одну или несколько задач. Главное — при выполнении одной задачи не отвлекаться на другие. Например, я работаю и вижу, что параллельно мне пришло несколько сообщений от коллег или клиентов, — перехожу к ним только после того, как закрою текущую задачу.
В 5-минутный перерыв мне важно отключиться от рабочих процессов. В это время я могу играться с котом, выйти на балкон с чашечкой чая или помедитировать. Чтобы снять напряжение в теле и перезагрузиться, в обеденное время могу принять душ, полежать в кровати или убраться в квартире.
Попробуйте в перерывах использовать дыхательные практики — они помогают освежить голову и снять напряжение. Поставьте будильник на 2-3 минуты, закройте глаза и дышите на 10 счетов: 1 вдох — 1 выдох, 2 вдоха — 2 выдоха и так до 10».
Совет №5. Выходите из дома и двигайтесь
Когда вы работали в офисе, то тратили энергию хотя бы на дорогу до него. Отсутствие физической активности и свежего воздуха негативно сказывается на здоровье.
Делайте зарядку, устраивайте короткие прогулки во время перерыва, в конце концов заведите дома коврик для гимнастики и гантели. Поставьте будильник или воспользуйтесь приложениями для спорта — каждый час вставайте и разминайтесь.
Идеально, если вы сможете ходить, бегать или заниматься спортом с утра — до работы. Так организм проснется быстрее, вы получите заряд бодрости, а главное — не сможете отговориться от занятий тем, что у вас плотно идут задачи, от которых нельзя оторваться. Впрочем, утренние нагрузки вполне можно заменить прогулкой с детьми до школы или детского сада, выгулом собаки.
Совет №6. Собирайте ежедневные отчеты и обратную связь от сотрудников
«Я прошу сотрудников писать ежедневный отчет о прошедшем дне. Обычно это те проблемы или сложности, с которыми столкнулся сотрудник, а также его успехи. Например, ребята из отдела продаж пишут о возражениях, проблемах с клиентами, что не получается или получается — дают обратную связь буквально на пару предложений.
При этом надо сделать не формальное описание дня: «День был продуктивный, много выставила счетов, получила оплаты…», а именно рефлексию себя, своего успеха или трудностей. К примеру, вот отчет одного из наших менеджеров: «Были клиенты, которые писали о том, что публикации в СМИ неэффективны, в них нет смысла вкладываться. Я прописала отработку, которую обсуждали на обучении, и мне ответили, что в моих словах есть зерно правды, запросили коммерческое предложение с кейсами. Считаю, это успех за сегодня».
Обязательно каждый день комментируйте отчеты и помогайте сотрудникам развиваться и укреплять свои навыки. Таким образом вы создаете качественный диалог между руководителями и командой на удаленке».
Приложения и сервисы для работы на удаленке
Несмотря на то, что главная причина прокрастинации — это интернет, мобильные приложения и онлайн-сервисы могут значительно упростить работу удаленщиков и помочь грамотно организовать рабочий процесс, который будет приносить результаты.
Сервисы для планирования
1. Microsoft To Do
Бесплатный сервис как для корпоративных, так и для личных целей. Ничего сложного — в основе программы интерактивный чек-лист необходимых дел. Если задача выполнена, ставите галочку, и она исчезает. Можно разбить дела по удобным вам категориям или подзадачам.
Цена: бесплатно.
2. Forest
Приложение от креативных разработчиков. Вы определяете планы, которые должны быть реализованы, например, за один день и устанавливайте таймер — в приложении появляется маленький росток. В процессе выполнения задачи ваше дерево будет расти, но, если надолго выйдете из приложения или нарушите дедлайн, растение погибнет.
Цена: для пользователей Android бесплатно, для IOS — 379 руб.
3. Google Календарь и Яндекс Календарь
Два самых удобных и доступных бесплатных планера с очень похожими интерфейсами. Пользователи могут подключать другие сервисы и использовать множество внутренних функций: добавлять изображения, ставить цели, расписывать мероприятия, приглашать коллег.
4. Evernote
Универсальное приложение для бизнеса: контроль рабочего процесса, ведение общих блокнотов и проектов, большие возможности креатива и синхронизация с другими сервисами. Также есть раздел, где вы можете следить за финансовой стороной рабочих кейсов.
Цена: бесплатный тариф с ограничениями; платный — от 219 руб. в месяц.
5. Things
Таск-менеджер сервиса Apple (доступен только для экосистемы). У приложения большой спектр возможностей планирования, сервис сам контролирует выполнение ваших задач, интегрирует планы из стандартного приложения «Напоминания». Можно создавать повторяющиеся цели и подключать сторонние приложения.
Цена: 899 руб. за скачивание.
6. Pomotodo
Сервис Pomotodo — идеальное приложение для прокрастинаторов. В программу встроен таймер, который распределит ваше время в соответствии с «методом помидора». Вкратце о методе — нужно поделить отрезки рабочего времени на так называемые «помидоры». Один «помидор» длится 30 минут, из них 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Для настройки системы нужно только внести задачи и дедлайны.
Цена: бесплатно, но есть премиум-версия с расширенными возможностями.
Сервисы для работы в команде
7. Trello
В сервисе можно создать виртуальную доску с целевыми карточками и к каждой прикрепить определенного человека, прописав его рабочий таск. Система также позволяет взаимодействовать с внешними приложениями, подключать календари, рассылки и другие программы.
Цена: бесплатно, но есть платные расширения.
8. CrocoTime
Программа для руководителей, которая позволяет отслеживать, сколько времени сотрудник посвятил рабочим задачам, звонкам, видеоконференциям. Мониторинг также позволяет собрать аналитические данные об эффективности рабочего процесса.
Цена: от 250 руб. за одного сотрудника, есть бесплатный двухнедельный период.
9. Wrike
Умная бизнес-площадка, где можно собрать всех сотрудников, живущих на разных концах земли. Программа записывает все ваши встречи и проекты, предоставляет отчеты о каждом рабочем этапе, контролирует нагрузку сотрудников.
Цена: от 9.8$ в месяц, есть бесплатный пробный период.
10. Leadertask
Еще одна программа для мониторинга работы сотрудников. Внутри есть функции CRM-системы, можно собирать карточки клиентов и контролировать заявки. Назначайте ответственных за ведение определенных задач, просматривайте историю сообщений с заказчиками, будьте в курсе всех организационных событий.
Цена: бесплатно с ограничениями; платный тариф — 7 руб. в день.
11. Coggle
Приложение для тех, кто устраивает мозговые штурмы и совещания. В приложении можно делать интеллект-карты, схемы, диаграммы, графики — придумывать самим или использовать уже готовые шаблоны. Вся информация автоматически структурируется.
Цена: от 5$ в месяц, есть бесплатная пробная версия.
12. Lino
Точь-в-точь доска желаний, только корпоративная. Пишите задачи, оставляйте заметки, привлекайте внимание коллег яркими стикерами, разбавляйте серые будни цветными картинками. Целый рабочий день можно уместить на одном холсте.
Цена: бесплатно.
Сервисы для презентаций и конференций
13. Keynote
Популярный сервис для создания креативной анимации, но поддерживается только в AppStore. Для тех, кто не пользуется Apple, можно переформатировать презентацию в PPTX и открыть ее в PowerPoint. Пользователи любят Keynote за большую библиотеку готовых иллюстраций. В программе можно проводить совещания, видеотрансляции, онлайн-презентации и работать вместе с командой.
Цена: бесплатно — работа из пакета iWork; платно на Mac за 1200 руб., на IPhone — 600 руб.
14. Prezi
Главное предназначение сервиса — создание презентаций. Есть один деликатный момент — ваши работы будут видны всем посетителям сайта, если у вас бесплатный тариф. Если для вас это не критично, то Prezi отлично справляется со своим основным функционалом.
На платформе можно проводить видеоконференции, онлайн-презентации, работать в команде над шаблонами.
Цена: бесплатно (ваши презентации будут доступны всем пользователям); платно — от 12$ в месяц.
Приложения для здоровья и дисциплины
15. Freedom
Сомневаетесь в своей силе воли — установите приложение Freedom, оно доступно и для компьютеров и для телефонов. Программа блокирует сайты, любые информационные ресурсы, игры, и даже сам интернет на заданное вами время.
Цена: 2,42$ в месяц.
16. Stay Focused
Программа для браузера Google Chrome, ограничивающая доступ к отвлекающим платформам. Можно контролировать время и сосредоточиться только на рабочих задачах.
Цена: бесплатно, но доступ только в браузере-разработчике.
17. Akamu
Приложение для медитаций. В программе можно запустить сеансы от 5 до 20 минут, которые помогут справиться со стрессом и тревогой. Если навалилось много задач, и вам необходимо успокоиться, Akamu — отличный вариант. Также в приложении представлен раздел со статьями о том, как поддерживать душевное и физическое здоровье.
Цена: бесплатно с ограничениями; платно за 75 руб. в месяц.
18. MyFitnessPal
Приложение помогает отслеживать физическую активность и контролирует питание. Есть счетчик калорий и возможность синхронизации с другими фитнес-приложениями. Вам не нужно выделять дополнительное время на спортзал, в MyFitnessPal есть план коротких тренировок, которые можно выполнять в перерывах между созвонами с коллегами.
Цена: 599 руб. в месяц или 2990 руб. за год, бесплатный пробный период 1 месяц.
19. Happify
Сервис помогает улучшить психическое здоровье. Конечно, приложение не может сравниться с походами к профессиональному психологу, но оно позволит проработать незначительные тревоги и поднять настроение с помощью несложных упражнений.
Цена: бесплатно, есть платные функции.
20. Sleep Cycle Alarm Clock
Здоровый и крепкий сон — залог нашей продуктивности. Вы задаете получасовой промежуток, когда вам надо проснуться, и умный будильник поднимет вас с постели в самый подходящий для вашего организма момент. Приложение поможет встроиться в циркадные ритмы и предоставит отчет о качестве вашего сна.
Цена: бесплатно, есть платные функции.
Заключение
Работа на удаленке — это большая свобода для всех сотрудников. При правильном подходе к дистанционному формату вы можете найти отличный баланс между личной жизнью и проектами.
Как и в офисе, вам придется установить для себя жесткий график между рабочими задачами и личными делами, иначе вы рискуете смешать их и утонуть в этой каше. Организуйте полноценное рабочее пространство, обсудите график с домашними. А еще не забывайте о том, что физическая активность важна не меньше, чем умственные нагрузки.
Комментарии