Как организовать работу на удаленке: 20 полезных сервисов и 6 советов

После 2020 года удаленка стала трендом среди рабочих форматов. Вот только дистанционная работа — это не вечный отпуск, к ней нужен правильный подход. Редакция Pressfeed.Журнала собрала полезные советы и сервисы для тех, кто работает на удаленке, хочет стать максимально продуктивным и не сойти с ума в четырех стенах.

До начала всеобщей изоляции в 2020 году HeadHunter провел исследование по удаленному формату работы. Оказалось, что еще до пандемии 31% опрошенных работали дистанционно, при этом только 14% из них были фрилансерами, а 17% — штатными сотрудниками компаний. Кстати, по данным исследования, большинство удаленщиков даже до самоизоляции относились к сферам маркетинга, рекламы, пиара, масс-медиа и развлечений. 

Пандемия полностью изменила рабочие процессы во многих компаниях — согласно исследованию CNews Analytics, «Инфосистемы Джет» и Citrix, больше 80% компаний из топ-500 РБК перешли на удаленный формат работы. 

Сейчас нам кажется, что самоизоляция была в другой жизни, но работа вне офиса стала настолько популярной, что многие предприниматели так и не вывели сотрудников с удаленки. По данным сервиса ​​Owl Labs, на 2022 год около 16% от всех компаний в мире работают полностью в удаленном формате.

В 2022 году тренд на удаленный формат продолжается — некоторые компании переводят офисы за границу, многие специалисты переезжают в другие страны, а другие просто предпочитают работать дистанционно. В любом случае «удаленка» — это не только возможность поспать подольше или прийти на совещание в домашних тапочках, но и сложный организационный процесс. 

Какие проблемы могут возникнуть на удаленной работе

В дистанционной работе есть свои плюсы и минусы. С одной стороны, сотрудникам не надо тратить время и деньги на дорогу до офиса, можно свободнее распоряжаться временем, а предприниматели экономят на организации рабочего пространства и аренде помещений. С другой стороны, многие рабочие процессы с переходом на удаленку усложняются, приходится жестко следить за собой и сотрудниками. Согласно опросам CoSo Cloud, около 77% респондентов утверждают, что стали более продуктивными именно на «дистанционке», поскольку их ничего не отвлекает от задач. 

В удаленку надо приходить подготовленными, иначе вы рискуете провалиться в гигантскую кроличью нору и очнетесь, только когда обрастете пылью на рабочем стуле. Какие проблемы могут возникнуть, если вы работаете удаленно:

• много отвлекающих факторов: семья, домашние животные или любимый сериал, которые мешают настроиться на работу;
• не хватает обратной связи от коллег и нормального общения по рабочим задачам — особенно это касается тех компаний, где сотрудники привыкли к разным летучкам, брейнштормам.
• смешиваются личные и рабочие задачи, например, вы одной рукой готовите обед, а другой отвечаете на сообщения. С таким подходом легко наделать ошибок;
• стирается грань между работой и личным временем. Если вы не можете отключиться от задач или общения в чатах, то постоянно находитесь в напряжении. Вам кажется, что вы — вовлеченный сотрудник, но в итоге не отдыхаете и ускоряете выгорание;
• ухудшается самочувствие из-за недостатка подвижности. Дорога до офиса и обратно, конечно, не самое приятное занятие, но это хотя бы какая-то физическая нагрузка. Многие специалисты на удаленке полностью уходят в компьютер, их путь выглядит так: кровать — рабочий стол — кровать. Естественно, отсутствие движения влияет и на физическое, и на ментальное здоровье — ухудшается настроение, концентрация, появляются симптомы депрессии. 

На самом деле работа на удаленке может дать вам прекрасный баланс между личной жизнью и работой, главное — правильно организовать свое рабочее время и коммуникацию внутри команды. 

Смотрите также:

Самый полный список ресурсов по поиску сотрудников для маркетинговых задач. 45 площадок вам в помощь

Как организовать работу на удаленке: 6 советов от команды Pressfeed

Команда сервиса журналистских запросов Pressfeed работала удаленно и до пандемии — наши сотрудники живут в разных городах, а иногда и в других странах. Совещания в Skype, корпоративы в Zoom, онлайн-конференции мы использовали еще до того, как это стало необходимо из-за изоляции. Мы решили собрать все лайфхаки по организации работы на удаленке от наших коллег и поделиться с теми, кому сложно привыкнуть к новому формату. 

Совет №1. Установите четкий график работы

Если вы неисправимый трудоголик, у вас будет соблазн работать 24/7, доделывать задачи в два часа ночи и планировать новые в выходные. Так вы можете быстро довести себя до выгорания, а свою команду — до желания хорошенько вас стукнуть. Если вы — любитель почилить, то без жесткого контроля рабочий план тоже пострадает. 

Установите себе адекватный график и придерживайтесь его. Работайте в одинаковые промежутки, например, с 8 до 16 или с 12 до 20 часов (и не забывайте про перерывы). Постарайтесь подстроить режим под ваши ритмы сна и периоды эффективности. Например, при подъеме в 7 утра чаще всего первые полтора часа я просто смотрю в экран компьютера — продуктивность на нуле. Зато во второй половине дня могу переделать все задачи гораздо быстрее — есть смысл сместить рабочий график на самый эффективный период. 

Совет №2. Обсудите режим с домашними

Сергей Сыров

руководитель отдела сопровождения Pressfeed

«Договоритесь с домашними о своем рабочем режиме — в это время без крайней необходимости они не должны вас отвлекать. Сообщите им, в какое время вы уходите на обед, чтобы они знали, когда вы можете побыть с семьей или решить какие-то срочные домашние дела. Постепенно рабочие графики войдут в привычку и не будут вызывать дискомфорт.

Если у вас совещание, во время которого должна быть тишина, придумайте, как обозначить это для домашних. К примеру, можно повесить табличку «Я на совещании» или закрыть дверь, если в остальное время она у вас открыта. Главное — заранее обсудить с близкими все эти сигналы, чтобы они понимали — в такие моменты вас нельзя отвлекать». 

Совет №3. Организуйте свое рабочее пространство

Не рекомендуем трудиться рядом с кроватью или едой — это очень отвлекающие факторы. Конечно, идеально, если у вас есть отдельный кабинет или комната, где можно запереться для работы или хотя бы на время совещаний. Если возможности совсем изолироваться от домашних нет, постарайтесь зонировать рабочее пространство. 

Не жадничайте и купите себе ортопедическое кресло для работы и правильный стол. Помните, что остеопат, который будет выправлять вам спину после сидения в позе «буквы зю», обойдется гораздо дороже. 

Старайтесь содержать рабочее место в порядке — как минимум уберите все лишние вещи, которые не относятся к вашим задачам. Я оставляю на столе только то, чем пользуюсь во время работы: ноутбук, планшет, ежедневник, разные провода и канцелярию, все остальные вещи могут лежать где угодно, но только не в рабочей зоне. 

Совет №4. Работайте по таймингу и ставьте короткие задачи

Ксения Гескина

куратор сервиса Pressfeed

«Лучший помощник в организации работы на удаленке  — это четкие задачи на день и работа по таймингу. Каждое утро я пишу задачи на день и ставлю таймер: 35 минут активной работы и 5-минутный перерыв, потом снова активная работа и перерыв. 

В рамках одного отрезка времени можно делать одну или несколько задач. Главное — при выполнении одной задачи не отвлекаться на другие. Например, я работаю и вижу, что параллельно мне пришло несколько сообщений от коллег или клиентов, — перехожу к ним только после того, как закрою текущую задачу.

В 5-минутный перерыв мне важно отключиться от рабочих процессов. В это время я могу играться с котом, выйти на балкон с чашечкой чая или помедитировать. Чтобы снять напряжение в теле и перезагрузиться, в обеденное время могу принять душ, полежать в кровати или убраться в квартире. 

Попробуйте в перерывах использовать дыхательные практики — они помогают освежить голову и снять напряжение. Поставьте будильник на 2-3 минуты, закройте глаза и дышите на 10 счетов: 1 вдох — 1 выдох, 2 вдоха — 2 выдоха и так до 10». 

Совет №5. Выходите из дома и двигайтесь

Когда вы работали в офисе, то тратили энергию хотя бы на дорогу до него. Отсутствие физической активности и свежего воздуха негативно сказывается на здоровье.

Делайте зарядку, устраивайте короткие прогулки во время перерыва, в конце концов заведите дома коврик для гимнастики и гантели. Поставьте будильник или воспользуйтесь приложениями для спорта — каждый час вставайте и разминайтесь. 

Идеально, если вы сможете ходить, бегать или заниматься спортом с утра — до работы. Так организм проснется быстрее, вы получите заряд бодрости, а главное — не сможете отговориться от занятий тем, что у вас плотно идут задачи, от которых нельзя оторваться. Впрочем, утренние нагрузки вполне можно заменить прогулкой с детьми до школы или детского сада, выгулом собаки.

Совет №6. Собирайте ежедневные отчеты и обратную связь от сотрудников

Анна Антонян

коммерческий директор сервиса журналистских запросов Pressfeed

«Я прошу сотрудников писать ежедневный отчет о прошедшем дне. Обычно это те проблемы или сложности, с которыми столкнулся сотрудник, а также его успехи. Например, ребята из отдела продаж пишут о возражениях, проблемах с клиентами, что не получается или получается — дают обратную связь буквально на пару предложений. 

При этом надо сделать не формальное описание дня: «День был продуктивный, много выставила счетов, получила оплаты…», а именно рефлексию себя, своего успеха или трудностей. К примеру, вот отчет одного из наших менеджеров: «Были клиенты, которые писали о том, что публикации в СМИ неэффективны, в них нет смысла вкладываться. Я прописала отработку, которую обсуждали на обучении, и мне ответили, что в моих словах есть зерно правды, запросили коммерческое предложение с кейсами. Считаю, это успех за сегодня».

Обязательно каждый день комментируйте отчеты и помогайте сотрудникам развиваться и укреплять свои навыки. Таким образом вы создаете качественный диалог между руководителями и командой на удаленке». 

Приложения и сервисы для работы на удаленке

Несмотря на то, что главная причина прокрастинации — это интернет, мобильные приложения и онлайн-сервисы могут значительно упростить работу удаленщиков и помочь грамотно организовать рабочий процесс, который будет приносить результаты. 

Сервисы для планирования 

1. Microsoft To Do

Бесплатный сервис как для корпоративных, так и для личных целей. Ничего сложного — в основе программы интерактивный чек-лист необходимых дел. Если задача выполнена, ставите галочку, и она исчезает. Можно разбить дела по удобным вам категориям или подзадачам. 

Цена: бесплатно.

2. Forest

Приложение от креативных разработчиков. Вы определяете планы, которые должны быть реализованы, например, за один день и устанавливайте таймер — в приложении появляется маленький росток. В процессе выполнения задачи ваше дерево будет расти, но, если надолго выйдете из приложения или нарушите дедлайн, растение погибнет. 

Цена: для пользователей Android бесплатно, для IOS — 379 руб. 

3. Google Календарь и Яндекс Календарь

Два самых удобных и доступных бесплатных планера с очень похожими интерфейсами. Пользователи могут подключать другие сервисы и использовать множество внутренних функций: добавлять изображения, ставить цели, расписывать мероприятия, приглашать коллег. 

4. Evernote

Универсальное приложение для бизнеса: контроль рабочего процесса, ведение общих блокнотов и проектов, большие возможности креатива и синхронизация с другими сервисами. Также есть раздел, где вы можете следить за финансовой стороной рабочих кейсов. 

Цена: бесплатный тариф с ограничениями; платный — от 219 руб. в месяц. 

5. Things

Таск-менеджер сервиса Apple (доступен только для экосистемы). У приложения большой спектр возможностей планирования, сервис сам контролирует выполнение ваших задач, интегрирует планы из стандартного приложения «Напоминания». Можно создавать повторяющиеся цели и подключать сторонние приложения.  

Цена: 899 руб. за скачивание. 

6. Pomotodo

Сервис Pomotodo — идеальное приложение для прокрастинаторов. В программу встроен таймер, который распределит ваше время в соответствии с «методом помидора». Вкратце о методе — нужно поделить отрезки рабочего времени на так называемые «помидоры». Один «помидор» длится 30 минут, из них 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Для настройки системы нужно только внести задачи и дедлайны.

Цена: бесплатно, но есть премиум-версия с расширенными возможностями.

Сервисы для работы в команде

7. Trello

В сервисе можно создать виртуальную доску с целевыми карточками и к каждой прикрепить определенного человека, прописав его рабочий таск. Система также позволяет взаимодействовать с внешними приложениями, подключать календари, рассылки и другие программы.

Цена: бесплатно, но есть платные расширения.

8. CrocoTime

Программа для руководителей, которая позволяет отслеживать, сколько времени сотрудник посвятил рабочим задачам, звонкам, видеоконференциям. Мониторинг также позволяет собрать аналитические данные об эффективности рабочего процесса.

Цена: от 250 руб. за одного сотрудника, есть бесплатный двухнедельный период.

9. Wrike

Умная бизнес-площадка, где можно собрать всех сотрудников, живущих на разных концах земли. Программа записывает все ваши встречи и проекты, предоставляет отчеты о каждом рабочем этапе, контролирует нагрузку сотрудников. 

Цена: от 9.8$ в месяц, есть бесплатный пробный период.  

10. Leadertask

Еще одна программа для мониторинга работы сотрудников. Внутри есть функции CRM-системы, можно собирать карточки клиентов и контролировать заявки. Назначайте ответственных за ведение определенных задач, просматривайте историю сообщений с заказчиками, будьте в курсе всех организационных событий.

Цена: бесплатно с ограничениями; платный тариф — 7 руб. в день.

11. Coggle

Приложение для тех, кто устраивает мозговые штурмы и совещания. В приложении можно делать интеллект-карты, схемы, диаграммы, графики — придумывать самим или использовать уже готовые шаблоны. Вся информация автоматически структурируется.

Цена: от 5$ в месяц, есть бесплатная пробная версия.

12. Lino

Точь-в-точь доска желаний, только корпоративная. Пишите задачи, оставляйте заметки, привлекайте внимание коллег яркими стикерами, разбавляйте серые будни цветными картинками. Целый рабочий день можно уместить на одном холсте. 

Цена: бесплатно.

Сервисы для презентаций и конференций

13. Keynote 

Популярный сервис для создания креативной анимации, но поддерживается только в AppStore. Для тех, кто не пользуется Apple, можно переформатировать презентацию в PPTX и открыть ее в PowerPoint. Пользователи любят Keynote за большую библиотеку готовых иллюстраций. В программе можно проводить совещания, видеотрансляции, онлайн-презентации и работать вместе с командой. 

Цена: бесплатно — работа из пакета iWork; платно на Mac за 1200 руб., на IPhone — 600 руб.

14. Prezi

Главное предназначение сервиса — создание презентаций. Есть один деликатный момент — ваши работы будут видны всем посетителям сайта, если у вас бесплатный тариф. Если для вас это не критично, то Prezi отлично справляется со своим основным функционалом. 

На платформе можно проводить видеоконференции, онлайн-презентации, работать в команде над шаблонами. 

Цена: бесплатно (ваши презентации будут доступны всем пользователям); платно — от 12$ в месяц.

Приложения для здоровья и дисциплины

15. Freedom

Сомневаетесь в своей силе воли — установите приложение Freedom, оно доступно и для компьютеров и для телефонов. Программа блокирует сайты, любые информационные ресурсы, игры, и даже сам интернет на заданное вами время. 

Цена: 2,42$ в месяц.

16. Stay Focused 

Программа для браузера Google Chrome, ограничивающая доступ к отвлекающим платформам. Можно контролировать время и сосредоточиться только на рабочих задачах. 

Цена: бесплатно, но доступ только в браузере-разработчике. 

17. Akamu

Приложение для медитаций. В программе можно запустить сеансы от 5 до 20 минут, которые помогут справиться со стрессом и тревогой. Если навалилось много задач, и вам необходимо успокоиться, Akamu — отличный вариант. Также в приложении представлен раздел со статьями о том, как поддерживать душевное и физическое здоровье. 

Цена: бесплатно с ограничениями; платно за 75 руб. в месяц. 

18. MyFitnessPal

Приложение помогает отслеживать физическую активность и контролирует питание. Есть счетчик калорий и возможность синхронизации с другими фитнес-приложениями. Вам не нужно выделять дополнительное время на спортзал, в MyFitnessPal есть план коротких тренировок, которые можно выполнять в перерывах между созвонами с коллегами. 

Цена: 599 руб. в месяц или 2990 руб. за год, бесплатный пробный период 1 месяц. 

19. Happify

Сервис помогает улучшить психическое здоровье. Конечно, приложение не может сравниться с походами к профессиональному психологу, но оно позволит проработать незначительные тревоги и поднять настроение с помощью несложных упражнений.

Цена: бесплатно, есть платные функции.

20. Sleep Cycle Alarm Clock

Здоровый и крепкий сон — залог нашей продуктивности. Вы задаете получасовой промежуток, когда вам надо проснуться, и умный будильник поднимет вас с постели в самый подходящий для вашего организма момент. Приложение поможет встроиться в циркадные ритмы и предоставит отчет о качестве вашего сна. 

Цена: бесплатно, есть платные функции. 

Заключение

Работа на удаленке — это большая свобода для всех сотрудников. При правильном подходе к дистанционному формату вы можете найти отличный баланс между личной жизнью и проектами.

Как и в офисе, вам придется установить для себя жесткий график между рабочими задачами и личными делами, иначе вы рискуете смешать их и утонуть в этой каше. Организуйте полноценное рабочее пространство, обсудите график с домашними. А еще не забывайте о том, что физическая активность важна не меньше, чем умственные нагрузки.