10 лайфхаков для начинающего модератора
Владельцев и топ-менеджеров компаний нередко приглашают на мероприятия, в том числе, в качестве модераторов. Генеральный директор Аналитического центра НАФИ Гузелия Имаева в Pressfeed.Журнале делится опытом с теми, кто делает первые шаги на пути модерации офлайн мероприятий.
1. Обязательно проведите подготовительную работу
Любая модерация, как и публичное выступление — это стресс. Снизить уровень неопределенности поможет хорошая подготовка. Не поленитесь и уделите ей достаточно времени: постарайтесь вникнуть в тему, которая будет обсуждаться, просмотрите актуальную повестку, важнейшие события и исследования.
Мало что так сильно раздражает спикеров, как некомпетентность модератора, невпопад задающего вопросы. Даже если вы сами — не эксперт в конкретной теме, сделайте все от вас зависящее, чтобы влиться в круг экспертов, хотя бы на время мероприятия.
2. Найдите интересные цифры и факты по теме
Подбор информации, которую можно озвучить в ходе дискуссии — тоже часть подготовки. Интересные и полезные для аудитории данные из открытых источников помогут поддержать динамичную беседу, заполнить паузу, а в случае необходимости и разрядить атмосферу. Конечно, забавными фактами злоупотреблять не следует — любые шутки должны быть уместны. Например, при обсуждении острых социальных вопросов спикеры и аудитория вряд ли оценят по достоинству чувство юмора модератора.
3. Изучите пул спикеров
Обязательно запросите у организаторов список выступающих. Обратите внимание на должность каждого из спикеров, выясните сферу их компетенций. Составьте для себя небольшие «портреты» участников дискуссии, особенно если ранее не встречались с ними. Всё это поможет задать беседе верный тон, сформулировать вопросы в «правильном стиле» и в таком виде, чтобы ответы выступающих раскрывали их компетенции, были максимально полезны.
Когда людей спрашивают о том, в чем они действительно хорошо разбираются, это создает комфортную обстановку и помогает беседе идти естественным образом. Вам останется только направлять ее ход.
4. Напишите сценарий
Заранее продумайте весь остов, внутреннюю конструкцию дискуссии, которую вам доверили модерировать. Составьте вопросы для спикеров, ориентируясь на информацию, которую удалось собрать. Придумайте «перебивки», которые помогут плавно перейти в ходе беседы от одного выступающего к другому, а также собственные тезисы на случай, если кто-то из спикеров не использует всего отведенного ему времени.
Идеальным можно считать вариант, когда у вас есть возможность провести предварительный онлайн-брифинг со спикерами: обсудить тему сессии, очередность выступлений и другие принципиально важные вопросы. Такой брифинг позволяет добиться сразу двух целей — выработать у всех участников единое понимание концепции мероприятия и одновременно сделать его атмосферу более комфортной. Ведь, познакомившись друг с другом и модератором заранее, спикеры будут чувствовать себя увереннее, когда наступит «час Х». Но даже если брифинг провести не удалось, обменяйтесь с участниками мероприятия контактами, чтобы была возможность держать руку на пульсе и оперативно информировать друг друга об организационных изменениях или инцидентах.
Если выступающие планируют демонстрировать презентации, их тоже нужно собрать и передать техническому персоналу заранее, чтобы минимизировать риски потери времени и различных сбоев.
5. Подготовьте тайминг выступлений
Время сессий на деловых мероприятиях всегда строго ограничено. Рассчитайте время выступления каждого спикера, оцените, сколько минут вам самим потребуется на то, чтобы задать вопросы, произнести вступительное и заключительное слово. Обязательно оставьте небольшой временной запас на дополнительные вопросы в конце — практика показывает, что эти свободные минуты всегда пригождаются.
Крайне важно строго контролировать время выступлений на самой сессии. Подумайте, что хуже: вежливо перебить увлекшегося спикера или лишить возможности высказаться кого-то из участников?
Сессия, вышедшая за установленные временные рамки, раздражает спикеров и слушателей, которые спешат на другие мероприятия, деловые встречи (или еще хуже — в аэропорт). Если есть техническая возможность, можно демонстрировать обратный отсчет оставшегося на выступление времени — на экране или «по старинке», с помощью специальных табличек.
6. Приходите заранее
Модератор — фактически соорганизатор. Если непосредственно в ходе дискуссии обнаружатся какие-то организационные недочеты (неправильно написанные имена спикеров на табличках, нелогичное размещение участников и др.), краснеть за них и выходить из положения придется вам. Нередки случаи, когда спикеры элементарно не могут найти нужную аудиторию, затерявшись в лабиринтах здания.
К тому же, если вам удалось провести первичный брифинг, вы уже познакомились со спикерами и представляете, как их лучше разместить на сцене и в какой очередности задавать вопросы. Не стесняйтесь пользоваться этими преимуществами.
7. Обратите внимание на расстановку мебели
Оптимальная расстановка мебели зависит от формата мероприятия. Например, в случае стандартного распределения ролей «спикер-слушатель» выступающих можно разместить на сцене, в президиуме. Если аудитория очень небольшая, а выступающих много, важно предусмотреть их ротацию, например, с использованием первого ряда кресел в зале. Но когда есть задача сделать диалог менее формальным, а спикерам помочь почувствовать себя «на равных правах» друг с другом, обеспечить одинаковую включенность всех участников в беседу, рекомендуется формат «круглого стола».
Если есть возможность, заранее оговорите с организаторами вопрос рассадки спикеров. Если нет — попросите план или фото аудитории, где будет проходить мероприятие. Это поможет вам быстро «сориентироваться на местности».
8. Проверьте все, что может сломаться
Особенно важно провести предварительное техническое тестирование, если ожидается выступление спикеров по конференц-связи. Убедитесь, что в здании хороший сигнал, звук и качество изображения — на должном уровне. В ходе беседы и под давлением нарастающего недовольства аудитории вам уже будет не до устранения технических неполадок.
Также крайне желательно заранее проверить презентационные материалы, присланные спикерами. Открываются ли они? Будут ли все слайды хорошо видны аудитории? Не «зависают» ли интерактивные элементы?
Все мы ценим свое время, поэтому тренд деловых мероприятий сегодня — следование принципу «коротко и емко». Четкая формулировка главных мыслей выступления — задача участников. Но вы должны быть готовы помочь избежать любых технических проблем или оперативно решить их совместными усилиями.
Отдельная техническая сложность связана с синхронным переводом выступлений иностранных спикеров. Его тоже желательно протестировать заранее. Также необходимо «забрифовать» зарубежных гостей, убедившись, что они ознакомлены с регламентом сессии. Невозможно переоценить здесь помощь личных ассистентов спикеров и волонтеров, помогающих на крупных мероприятиях.
9. Общайтесь с аудиторией
Интерактив с аудиторией, как правило, хорошая идея. Он помогает сделать беседу более динамичной, избавиться от ощущения искусственности. Если вам удастся выстроить живой диалог со слушателями, это будет преимуществом. Однако всегда имейте в виду, что люди в зале бывают абсолютно разными по мировосприятию, уровню культуры, стилю общения. Не давайте выбить себя из колеи странными вопросами или неуместными комментариями. Купируйте негатив, переставляйте акценты и продолжайте беседу.
10. Будьте готовы к форс-мажорам
О том, насколько важно модератору руководствоваться законом Мёрфи — если что-нибудь может пойти не так, оно пойдёт не так — я могу сказать по личному опыту. Самые свежие курьезы из моей практики — массовое опоздание спикеров на сессию из-за огромной пробки на подъезде к зданию, изменение тайминга непосредственно перед началом мероприятия, добавление в программу сразу нескольких выступающих и (из «любимого») технические неполадки с конференц-связью, которые вносят хаос в повестку и отвлекают аудиторию.
Запомните ключевое правило: ничто и никогда не происходит в точности так, как мы представляем. Перед модерацией внутренне подготовьтесь к возможным отступлениям от продуманного сценария, провисаниям в дискуссии, техническим сбоям, заменам спикеров. Сохраняйте гибкость в коммуникации, старайтесь легче относиться к таким вынужденным перестройкам.
Хорошо иметь план В на случай непредвиденных ситуаций – например, подготовить побольше цифр и интересных фактов, дополнительных вопросов к спикерам, чтобы заполнить неожиданные дыры в беседе, а также продумать возможность интерактива со слушателями.
Конечно, всё предусмотреть невозможно. Но эти лайфхаки помогут вам преодолеть большинство препятствий, справиться с эмоциями и провести интересную сессию.
Реклама: ООО "ПРЕССФИД", ИНН 9715219654, ОГРН: 1157746902961, erid: LjN8KDPM4 
Комментарии