PR
Валерия Ферцер
0
985
ред.

Как подготовить спикера к публичному выступлению. Простой чек-лист для пиарщиков, маркетологов и экспертов

Pressfeed.Журнал собрал большую памятку для пиарщиков, маркетологов и менеджеров о том, как подготовить «неговорящего» спикера к конференции и другим публичным выступлениям.

подготовка к публичному выступлению
Иллюстрация Nata Blackthorn

Переоценить ценность конференций, вебинаров, круглых столов в плане налаживания связей, выстраивания имиджа и поиска партнеров, особенно в B2B-сфере, довольно сложно. В идеальном мире каждой компании при открытии вместе с печатью организации выдают харизматичного сотрудника с подвешенным языком и безграничной любовью к публичным выступлениям. 

В реальности так везет не всем, но, поскольку ходить на конференции все же нужно, то пиарщикам и маркетологам приходится работать с тем, что есть. Обычно «что есть» — это коллеги, обычные люди, которые в лучшем случае проводят презентации для коллег и заказчиков, а в худшем — в последний раз публично вещавшие что-то на защите диплома.

В статье расскажем, как подготовить даже самого «неговорящего» спикера к выступлению на конференции, семинаре или круглом столе: от выбора темы презентации до продвижения после мероприятия. 

Этап №1. Выбираем тему презентации 

Анализ аудитории и выбор темы для выступления спикера на конференции являются важными шагами в процессе подготовки. В отличие от заранее записанных семинаров и подкастов, здесь у вас нет второго шанса. Если промахнетесь с оценкой ЦА и темой, можете не только упустить хорошую пиар-площадку, но и запомниться как самая скучная компания на мероприятии. 

Сразу после того как вы получили приглашение на конференцию, свяжитесь с сотрудником, который составляет план мероприятия с контентной точки зрения (то есть работает непосредственно со спикерами). Организуйте звонок вместе с вашим экспертом, чтобы точнее определить целевую аудиторию, общий контекст и уже заявленные темы. Куратор конференции всегда лучше знает слушателей и укажет на наиболее подходящую тему.

Скачать PDF-инструкцию «Где и как публиковать широкоохватные статьи бесплатно»

По нашему опыту, на конференциях отлично работает связка актуальной картины и проблем отрасли и способов их решения с конкретным продуктом компании. УТП компании в таком случае раскрывается через кейсы и статистику. 

Перед выбором темы, вам нужно проанализировать следующие моменты:

  • профессиональный уровень аудитории: являются ли слушатели начинающими или опытными экспертами;
  • интересы и потребности слушателей: какие темы и проблемы интересуют вашу аудиторию. Например, руководителям отдела маркетинга скорее надо рассказывать о наиболее актуальных площадках для рекламы, чем делать пошаговую инструкцию по настройке «Яндекс.Директа» — эта информация чрезмерна, ведь заниматься этим будут другие сотрудники;
  • предыдущие выступления и конференции: ознакомьтесь с докладами и темами, которые уже заявлены другими спикерами или были представлены на прошлых встречах, чтобы избежать повторений и предложить что-то новое и интересное. Например, если на прошлой конференции была многочисленная информация о маркетинге в социальных сетях, вы можете выбрать тему, связанную с блогерами и лидерами мнений;
  • актуальные тенденции: просмотрите последние новости, исследования и тренды в отрасли, которая связана с вашей темой выступления;
  • время и порядок выступлений — если перед вами коллега рассказывает о том, что такое таргетинг, вам не нужно будет повторяться — просто перейдете к главной теме и сэкономите время. 

Идеальная тема выступления должна находиться на стыке интереса аудитории и вашей экспертизы, а еще — подчеркивать ваш уникальный опыт и продвигать нужный месседж. 

Помните, что у конференций и других мероприятий есть вполне конкретная цель — продвижение бренда, повышение узнаваемости продукта и создание связей с потенциальными партнерами и клиентами. Иными словами, можно до бесконечности ходить по разным выступлениям, но, если вы не вкладываете в них нужные месседжи, польза для компании будет минимальна. 

Поэтому оценивать тему нужно и с точки зрения того, какое целевое действие вы хотите получить от слушателей: покупку продукта, инвестиции, партнерские соглашения. 

Этап №2. Подготовка текста выступления

В идеале спикер должен сам подготовить текст для презентации, а не просто вызубрить то, что написал пиарщик. Во-первых, эксперт должен лучше всех разбираться в теме, во-вторых, так больше шансов, что он запомнит свою речь и не собьется. На практике пиарщики чаще всего сами готовят тексты для всевозможных презентаций, особенно «неговорящих» спикеров. 

Лучше всего подготовить расширенный тезисный план, с опорными данными, примерами и главными мыслями, не заковывая выступление в жесткий текст, продуманный до запятой. Если вручить такой материал спикеру, высока вероятность, что он попытается зазубрить его — тогда в случае ошибки или запинки человек может просто впасть в ступор. Лучше всего, чтобы по вашему расширенному тезисному плану спикер сам написал свое выступление, в привычном ему стиле, выражениях и темпе. 

Разбейте выступление на несколько частей, чтобы оно легко читалось и воспринималось. Классическая структура выступления выглядит так:

Введение: знакомимся с аудиторией, указываем на боли, обозначаем проблему и ставим цель.

Основная часть: раскрываем проблему, показываем способы ее решения, инструменты и результаты. Здесь же приводим примеры, кейсы, демонстрируем статистику. Разделите основную часть на логические разделы, чтобы аудитория могла легко следовать за вашими мыслями. Каждый большой блок должен заканчиваться небольшими выводами. 

Заключение: подводим итоги и повторяем главные моменты выступления. Подводим слушателей к необходимому целевому действию.

Чтобы получить бесплатное упоминание в СМИ, отвечайте на запросы по вашей теме. Полный список смотрите на Pressfeed
Показать еще

Сделайте выступление более живым и понятным — включите в текст реальные примеры, кейсы и истории. Расскажите о ваших клиентах, которые достигли успеха, используя идеи или инструменты из презентации. Чтобы собрать фактуру, обратитесь к менеджерам по продажам или клиентской службе, а еще — не забудьте спросить у заказчиков разрешение на публикацию их кейсов. 

Отличный вариант — собирать все интересные кейсы с хорошими результатами прямо в процессе работы, чтобы их можно было достать и использовать в любой момент. Они пригодятся и пиарщикам для подготовки выступлений, и менеджерам по продажам, и контент-маркетологам, и сммщикам. 

Помимо кейсов, выступление можно строить и на других опорных точках: статистике, исследованиях, аналитике рынка или отрасли, актуальных новостях и тенденциях, сторителлинге. 

Напишите расширенный план, каждый блок должен включать: 

  • постановку проблемы (Эффективность публикаций в СМИ сложно отследить, поэтому многие предприниматели не уверены, стоит ли вкладываться в пиар);
  • решение: методы, инструменты (Расскажем, как можно оценить работу пиарщика: вот по этой метрике, и по этой);
  • фактуру: примеры, кейсы, исследования, статистику (Клиника «Ромашка» в течение полугода продвигала часть своих врачей в СМИ и измеряла количество записей пациентов. Исследование показало, что специалисты, выступавшие в медиа, получили в среднем на 20% больше клиентов, чем остальные); 
  • выводы: (Несмотря на то, что эффективность работы со СМИ отследить сложно, мы видим, что в реальности продвижение бренда в медиа оказывает эффект на всю воронку продаж);
  • переход к следующей части (Еще одним стоп-фактором является предубеждение, что попасть в СМИ можно только платно — через рекламу, но это не так. Вот несколько способов продвигать бренд с медиа вообще без бюджета…). 
подготовка к публичному выступлению презентация
Пример оформления кейса в презентации Pressfeed

После составления плана вместе со спикером прорабатываем финальный текст, эксперт должен написать его под себя, сделать легко запоминающимся. План останется в качестве опорного листа к выступлению.

После проработки плана, параллельно с финальным текстом, пиарщик готовит следующие материалы: 

  • краткий анонс выступления с главными мыслями;
  • пресс-портрет эксперта и компании — вместе с планом и анонсом его нужно отправить организаторам для подготовки пресс-релизов, программы и рекламы;
  • выжимку из выступления с выводами — для пост-релизов. 

Этап №3. Подготовка слайдов презентации

Заранее узнайте у организаторов, в каком формате лучше показывать презентацию и какой размер слайдов необходим. Продублируйте презентацию в формате PDF, он понадобится для рассылки слушателям.

Вот некоторые важные аспекты, которые следует учесть при подготовке слайдов:

  • Слайды должны отражать основные идеи и ключевые моменты речи спикера, а не повторять ее. Ограничьте количество текста, используйте короткие фразы или ключевые слова, которые помогут вам и аудитории запомнить главную информацию. Главное правило: один слайд — одна мысль.
  • Старайтесь, чтобы слайды были простыми и понятными для аудитории. Используйте шрифт и размер текста, который хорошо читается даже с дальнего расстояния. Избегайте загроможденных слайдов, которые могут вызвать путаницу или затруднить чтение.
  • Отдавайте предпочтение графике, а не тексту. Используйте изображения, графики, диаграммы и иконки, будьте осторожны с изображениями — они должны быть релевантными и поддерживать речь, а не просто висеть украшениями. Кроме того, избавьтесь от шаблонных и стоковых фото — это признак дурного вкуса. 
  • Если вы используете графики или диаграммы, убедитесь, что они легко читаемы и понятны. Избегайте излишней сложности или перегруженности информацией, чтобы аудитория могла быстро уловить основные моменты.
  • Старайтесь использовать не более трех-четырех основных цветов и обеспечить контраст между текстом и фоном, чтобы текст был хорошо видимым. 
  • После выступления слушателям часто рассылают презентации спикеров, поэтому озаботьтесь тем, чтобы общий смысл был понятен и без речи эксперта: используйте заголовки, подзаголовки, подписи к графикам и изображениям, а также выносите главные месседжи и выводы на слайды в формате тезисов.
  • Забрендируйте слайды логотипом компании, добавьте ссылки на полезные инструменты, исследования, социальные сети и сайт. Их можно продублировать в виде QR-кодов, чтобы было удобно использовать и во время выступления и после. 

Этап №4. Тренировка спикера

Даже привычному к выступлениям эксперту стоит пару раз прогнать свою речь перед выходом к аудитории. А вот «неговорящих» спикеров вместе с пиарщиком ждут мучительные часы тренировок. Лучше всего начинать постепенно готовить ключевых сотрудников к публичным выступлениям заранее, а не дожидаясь вечера перед презентацией. Вот несколько способов, как можно потренировать спикера перед выступлением.

Репетиции выступления 

Проведите несколько репетиций с самим спикером. При этом он должен полностью воссоздать условия конференции: использовать презентацию, микрофон или другое необходимое оборудование. Репетируйте не только слова, но и жесты, интонации и выражение лица, чтобы создать уверенное впечатление.

Тайминг

Классическая проблема: эксперт затягивает вступление, а потом пытается быстро оттарабанить основную часть за оставшиеся 10 минут. Уделите особое внимание контролю за временем выступления. Проследите, чтобы спикер выдерживал отведенное время и без подсказок распределял его между частями выступления. Тренируйтесь с использованием таймера или часов, чтобы эксперт мог адаптироваться к заданному временному ограничению. Следите за скоростью речи и стремитесь к тому, чтобы спикер говорил, не читая текст слово в слово.

Обратная связь

Предоставьте спикеру обратную связь после каждой тренировки. Обсудите его сильные стороны и проблемы. Поделитесь своими наблюдениями о языке тела, голосе, эмоциональности, акцентах и использовании примеров. Особенно внимательно следите за смысловыми повторами (они съедают время выступления), словами-паразитами (те самые «типа», «как бы», «короче») и логикой повествования.

Репетиция перед зеркалом или запись на видео

Попросите спикера провести репетицию перед зеркалом или записать свое выступление на видео — это своеобразная «домашняя работа». Это поможет ему оценить свою мимику, жесты и манеру речи, а вам — оценить, как эксперт работает с камерой.

Премьерный показ

Организуйте тренировки с живой аудиторией из коллег или друзей. Это поможет спикеру привыкнуть к наличию слушателей, получить обратную связь от реальной аудитории и справиться с возможным волнением или стрессом. Попросите сотрудников задавать вопросы или оценивать выступление, чтобы спикер научился реагировать на критику, вопросы и держать внимание аудитории.

Идеально, если вы сыграете в «злого полицейского» и будете задавать выступающему вопросы, в том числе и провокационные. Во-первых, это поможет подготовиться к ним и подобрать аргументы, во-вторых, вы сможете дополнить презентацию хорошими примерами и месседжами. 

Этап №5. Маркетинговая поддержка

Продвижение компании не ограничивается только временем выступления — маркетинговая и пиар-поддержка необходимы как до, так и после мероприятия. Вот несколько вещей, которые стоит подготовить.

Визитки

Создайте визитки со всей необходимой контактной информацией для каждого спикера. Их можно распространять во время конференции, обмениваться с другими участниками и оставлять на информационных столах.

Можно сделать оригинальные визитки с QR-кодами, ведущими на сайт, например, в формате брендированных шоколадок.

подготовка к публичному выступлению визитки
Пример визиток-шоколадок от moscowbrand.ru

Раздаточный материал

Подготовьте информационные материалы, которые могут быть полезны участникам конференции. Это может быть брошюра, информационный листок или памятка с ключевыми идеями выступления спикера, полезными ресурсами или дополнительной информацией по теме доклада. Это поможет участникам запомнить спикера и обратиться к полезным материалам после конференции.

подготовка к публичному выступлению раздаточный материал
Пример раздаточных материалов компании Tages

Пресс-портрет

Отправьте организаторам конференции пресс-портрет спикера. В нем обязательно должно быть профессиональное фото спикера в высоком разрешении, которое можно использовать для публикаций в СМИ, соцсетях и пресс-релизах.

Как сделать описание спикера для продвижения в СМИ и на мероприятиях, рассказали в статье «Как составить пресс-портрет: пособие для пиарщиков с примерами».

Краткий анонс выступления

Подготовьте краткое описание выступления спикера для использования в пресс-релизах и анонсах. Опишите главные темы, ключевые идеи и значимость выступления. Этот анонс должен заинтересовать потенциальных слушателей.

подготовка к публичному выступлению анонс выступления
Анонс выступления спикера на конференции

Презентация

Брендируем презентацию, добавляем в нее ссылки на сайт и социальные сети компании — обычную гиперссылку можно продублировать в виде QR-кода. Можно вписать на последнем слайде файла, предназначенного для рассылки, нужный CTA. На все ссылки нужно прикрепить соответствующие UTM-метки, чтобы отследить эффективность выступления.

Промокоды, пробники и консультации

Если организаторы конференции позволяют, можно предложить слушателям и участникам пробники продукта, бесплатный доступ к программе, скидки по промокоду или сделать бесплатные консультации. 

подготовка к публичному выступлению промокоды и подарки
AmoCRM сделали отдельный лендинг с подарками для зрителей конференции

Кроме того, это отличный способ собрать новых подписчиков для соцсетей или просто контакты для email-базы. Обычно такие предложения упоминают в процессе выступления, а потом дублируют в посте, рассылке или презентации.

Выжимка из выступления

Для продвижения спикера после конференции вам понадобится краткая выжимка из выступления: в нее должны войти ключевые мысли, главные месседжи, списки полезных ресурсов и выводы. Этот материал после войдет в пост-релизы и «закрывающие» посты. 

подготовка к публичному выступлению выжимка из выступления
Пост-релиз технологической конференции в «Интерфаксе»

Большинство организаторов после конференции отправляют слушателям рассылку с подборкой материалов по каждому выступлению. Туда входит презентация, дополнительные материалы, выжимка из выступления и различные промо. 

Социальные сети и посты

После успешного выступления вас ждет всплеск внимания в социальных сетях эксперта и компании. Это — отличный шанс собрать подписчиков и наладить контакт с потенциальными клиентами и партнерами. Поэтому почистите аккаунт эксперта от ненужных сообщений и поставьте самые релевантные для аудитории конференции посты. 

Планируйте публикации о выступлении спикера в социальных сетях до, во время и после конференции. Опубликуйте фотографии, цитаты, впечатления и видеозаписи выступления спикера, чтобы поддержать его образ и делиться ценной информацией.

подготовка к публичному выступлению анонсы в соцсетях
Анонс конференции в соцсетях 1PS.RU

Видеозаписи

Узнайте у организаторов, планируется ли профессиональная съемка конференции и попросите видео с вашим спикером для дальнейшего продвижения. Если хорошей съемки не будет, вы можете сами пригласить оператора для записи одного выступления.

подготовка к публичному выступлению видео с конференций
Видео с конференций набирают отличные просмотры на YouTube

Даже если потратите на это часть рекламного бюджета, после все равно будете активно использовать эти материалы для продвижения бренда в соцсетях, YouTube и на сайте компании. Это позволит распространить содержание выступления и дать возможность другим заинтересованным лицам просмотреть и поделиться материалом.

Обратная связь

После конференции отправьте сообщения организаторам, участникам и слушателям, с которыми получилось завязать контакты. Сразу набрасываться с рекламными предложениями не стоит, но можно поблагодарить за интересное общение и предложить продолжить сотрудничество.

Этап №6. Проверяем все перед конференцией

Помимо презентации, доклада и раздаточного материала, перед выступлением спикера на конференции важно проверить несколько других важных аспектов, которые могут стать проблемой.

Технические аспекты:

  • Проверьте, что презентация открывается на используемом компьютере и все слайды отображаются корректно. Лучше всего отправить файл на устройство организаторов и еще раз открыть его перед началом мероприятия. Если проводите онлайн-конференцию, создайте вместе с экспертом тестовую трансляцию и проверьте демонстрацию экрана.
  • Убедитесь, что микрофон работает, звук четко слышен и не искажается. Для онлайн-формата найдите спикеру хороший микрофон и наушники с шумоподавлением, а также избавьтесь от посторонних звуков в офисе или дома.
  • Проверьте работу камеры, если выступление будет транслироваться или записываться: заранее поставьте нужный ракурс и освещение.
  • Проверьте соединение с интернетом, если будет использоваться онлайн-платформа или трансляция. Все файлы и необходимые материалы должны быть скачаны на телефон или компьютер, чтобы не возникла проблема с загрузкой. 
  • Если для переключения слайдов будет использоваться пульт, спикер должен заранее попробовать «пощелкать» им презентацию. 
  • В случае, если используете демонстрацию экрана, убедитесь, что все лишние вкладки закрыты, а уведомления отключены.

Внешний вид и форма одежды:

  • Убедитесь, что спикер выглядит профессионально и соответствует аудитории. Желательно не использовать слишком пеструю одежду и белые рубашки — в последнем случае на видеозаписи может искажаться цветопередача.
  • Ну и конечно, проверьте, что эксперт имеет аккуратный внешний вид, включая прическу, гигиену и аксессуары.

Наличие необходимых документов:

  • Узнайте у организаторов, не потребуется ли вам разрешение на съемку или другие документы. 
  • Проверьте, что спикер взял с собой удостоверение личности, пропуск или бейдж. 
  • В некоторых случаях для парковки вам потребуется заранее заказать пропуск на машину. 

Предварительная проверка этих аспектов поможет избежать потенциальных проблем и неприятностей во время выступления. Лучше всего проводить ее заранее, чтобы быть готовым к возможным исправлениям или настройкам перед началом конференции.

Чек-лист для подготовки к выступлению на конференции

Подготовка спикера компании к выступлению на конференции является важной задачей для пиарщиков. Вот несколько советов, которые помогут вам в этом нелегком деле. 

  • Исследуйте конференцию. Начните с тщательного изучения мероприятия, на котором будет выступать спикер вашей компании. Узнайте о целевой аудитории, тематике конференции, ожиданиях организаторов и других спикерах. Это поможет вам настроить выступление спикера соответствующим образом.
  • Определите ключевые сообщения. Важно сразу отметить главные месседжи, которые спикер должен передать аудитории. Они должны быть ясными, лаконичными и привлекательными для слушателей. Не забывайте, что конференция нужна для продвижения вашего бренда.
  • Подготовьте подробный план. Разработайте «скелет» выступления, который включает введение, основную часть и заключение. Определите ключевые пункты, которые спикер должен осветить, сразу подберите к ним примеры, кейсы, исследования и другие аргументы. Финальный текст лучше всего попросить написать самого рассказчика.
  • Подготовьте презентацию. Если предусмотрены презентации или слайды, убедитесь, что они соответствуют содержанию выступления и визуально привлекательны. Они должны быть информативными, но не перегруженными деталями. Убедитесь, что у спикера нет проблем с навигацией по презентации и он может использовать слайды в качестве опоры к своей речи.
  • Проведите тренировку спикера. Эксперт должен быть готов к выступлению перед публикой, не шарахаться от камеры и стойко отвечать критику. Регулярные тренировки и репетиции помогут ему освоить материал, научиться контролировать темп речи и интонацию, а также справиться с возможным волнением. Обратите внимание на позы, жесты и мимику спикера.
  • Проверка перед выступлением. Непосредственно перед конференцией убедитесь, что вся техника и интернет исправны, а презентация и демонстрация экрана открываются правильно. 
  • Продвижение. Перед конференцией подготовьте раздаточные материалы, визитки, вспомогательные рекламные тексты, промокоды, почистите социальные сети от мусора и заполните релевантными постами. После выступления не забывайте продвигать эксперта через социальные сети, блоги и пресс-релизы. Отслеживайте реакцию аудитории и обратную связь, чтобы оценить эффективность выступления и использовать это в дальнейшей пиар-кампании.
Чтобы получить бесплатное упоминание в СМИ, отвечайте на запросы по вашей теме. Полный список смотрите на Pressfeed
Показать еще
Читайте также
Большое руководство по подготовке к публичным выступлениям. 11 важных лайфхаков и советы профессионалов10 лайфхаков для начинающего модератораКак извлечь максимум пользы из публичных выступленийИнструкция. Как продавать на вебинарах и выступлениях: 28 проверенных техник и приемов
3
Валерия Ферцер
Редактор Pressfeed.

Комментарии

Хотите получить полезные подборки материалов, которые помогут вам продвигать свой бизнес в СМИ бесплатно?
Подпишитесь на нашу рассылку, и мы пришлем их вам!
Зарегистрируйтесь на Pressfeed прямо сейчас в три клика!
И получите первую публикацию в СМИ уже через неделю!
И получите доступ к 120 000 экспертов
Реклама: ООО "ПРЕССФИД", ИНН 9715219654, erid: jN8KJ5YQ
Скачайте приложение Pressfeed, чтобы отвечать на запросы СМИ быстрее других!
Реклама: ООО "ПРЕССФИД", ИНН 9715219654, erid: LjN8KSp4c
Войти
Регистрация
Восстановить пароль
Укажите адрес электронной почты. Обратите внимание: письмо с новым паролем может попасть в папку «Спам»
Pressfeed
Платформа для работы с медиа
Бесплатные публикации в СМИ
Узнайте, в каких СМИ вы можете опубликоваться прямо сейчас
Пройдите тест и узнайте, какие медиа в данный момент находятся в поиске материалов для публикаций и соответствуют вашей тематике
СТОП! Не уходите с
пустыми руками.
Для вас книга в подарок!
Стоп!
Не уходите
с пустыми руками
Для вас книга
в подарок
Зарегистрируйтесь бесплатно на сервисе Pressfeed и получите книгу «18 площадок для бесплатных публикаций»
Узнайте в каких крупных СМИ вы можете публиковать статьи, колонки, кейсы самостоятельно. Правила площадок, рекомендации.

Pressfeed — платформа, где журналисты ищут экспертов и материалы для публикаций. Каждый день доступно более 500 запросов из более чем 10000 российских СМИ. Получите доступ ко всем запросам бесплатно!
Добавьте ваши данные
1/2
Хотите получить полезные подборки материалов, которые помогут вам продвигать свой бизнес в СМИ бесплатно?
Подпишитесь на нашу рассылку, и мы пришлем их вам!