ИИ в ивент‑индустрии: как нейросети меняют будущее мероприятий
Искусственный интеллект преображает ивент-индустрию: автоматизирует рутину и снижает затраты. Какие задачи уже можно закрыть с помощью нейросетей и с чего начать внедрение ИИ, в Pressfeed.Журнале рассказал co-founder агентства Doctorteam Игорь Иванов.
Одиссея событийной индустрии уже давно не пространство шариков, фейерверков и прикольных тимбилдингов. Сегодня это существенный фрагмент отрасли креативных индустрий, который позволяет бизнесу находиться в живом непосредственном контакте со своими аудиториями.
События окружают нас повсеместно. Это инструмент и продажи, и повышения знания о бренде, и привлечения внимания, и поиска сотрудников, и даже своего рода платформа для диалога государства и гражданина.
При этом искусственный интеллект — это неотъемлемая часть повседневной работы специалистов креативных индустрий, особенно организаторов.
Ивент-продюсера часто называют «многоруким шивой», или даже «горящим велосипедистом». И это вполне объяснимо: десятки и сотни задач буквально валится из рук, специалист вечно занят либо на монтаже, либо на онлайн-встрече, и всегда в раскаленном дедлайне.
Генеративные модели пришли на помощь и сегодня берут на себя большое количество рутинных и операционных задач.
Как ИИ меняет ивент-индустрию
В первую очередь искусственный интеллект помогает снизить стоимость событий. У каждого агентства свой winrate — процент побед из тендеров, где агентство принимает участие. К сожалению, рынок ивентов устроен так, что для участия в тендере агентству необходимо вложить довольно внушительные средства (иногда до 500 тыс. рублей), которые в случае проигрыша не компенсируют.
Таких тендеров накапливается внушительное количество, и сумма может исчисляться миллионами рублей. Очевидно, эту расходную часть необходимо покрывать прибылью от тех контрактов, которые удалось выиграть. Таким образом, себестоимость услуг возрастает.
Создание контента и анализ данных
ИИ помогает закрыть некоторую часть подготовки рутинной контентной части, ускоряя процесс наполнения концепта и помогая дизайнеру быстрее получать изображения для оформления.
Также помогают AI-ассистенты, которые анализируют встречи и собрания, по их итогам ставят задачи участникам, а затем предоставляют контакт-репорт или отчет эффективности участников с тезисами.
Часто бывает так, что в процессе подготовки или реализации события приходится обрабатывать большие массивы данных — формы обратной связи, опросники, анкеты и регистрационные бланки. ИИ прекрасно справляется с обработкой больших библиотек информации.
Еще ИИ может помочь провести полноценный медиаанализ, предоставив необходимые данные об охватах и аудиториях события. Конечно, одной нейросетью тут не обойтись. Мы используем несколько движков помимо GPT5 Pro и Json, чтобы собрать максимально валидные результаты.
Если привлечь программиста, который напишет код по внедрению ИИ, можно добиться ошеломляющих результатов. Например, мы написали робота и внедрили его на свой сайт, и он переработал по нашему шаблону более двух тысяч страницы буквально за несколько минут. У команды на эту работу ушли бы месяцы рутины.
Автоматизация работы с тендерами
Уже давно нейросети погружены в систему поиска и подбора тендерных процедур. Сегодня они достаточно легко прогнозируют вероятность вашей победы или победы другого участника, даже в процентном соотношении. Это существенно снижает нагрузку на команду и уменьшает тем самым себестоимость работы агентства. Одна из платформ, которая внедрила подобную систему — Tenderplan.
Автоматизация коммуникаций и поддержки
ИИ уже помогает в одном из самых трудозатратных и часто запутанных процессов — коммуникации внутри события. Чат-боты, встраиваемые в мобильные приложения событий, виртуальные ассистенты, залы для обсуждения, рандомные встречи по интересам, сортировка участников внутри платформы события, автоматическая отправка напоминаний и обновлений по расписанию, — все эти инструменты значительно упрощают жизнь как организаторам, так и участникам.
Чат-боты уже становятся не просто дополнением, а важной частью повседневной работы. С их помощью можно значительно сократить время ожидания, а также повысить качество клиентского сервиса.
Персонализация опыта участника
Представьте — после насыщенной конференции участник получает мануал с главными тезисами, которые наиболее близки к тем темам, которые он отметит в специальном рубрикаторе. С помощью ИИ это стало реальностью.
Алгоритмы анализируют предпочтения каждого человека, его предыдущие запросы, интересы и вовлеченность, чтобы предложить именно те материалы, которые ему необходимы.
Планирование, логистика и прогнозирование
ИИ помогает строить идеальные расписания, анализировать поток участников и прогнозировать посещаемость. Главное — нужно правильно научить нейросети.
Без базы знаний ИИ не выдаст нужного результата ни на одном из этапов. А с базой нейросети прекрасно находят нестыковки, ошибки в логистике, в списках бронирования.
Интересный инструмент — ментальные карты Google, которые позволяют длительную переписку с клиентом и командой в чатах вывести на одну большую страницу в карты приоритетов и задач.
С чего начать внедрение ИИ в работу с ивентами: пошаговая инструкция
Мы вступаем в эпоху, когда технологии уже не просто помогают, а становятся основными драйверами успеха. Вот как их освоить.
Шаг 1. Поймите, какой процесс отнимает много ресурсов
Прежде чем внедрять ИИ в работу, важно определить, какой именно процесс вам нужно автоматизировать в первую очередь. Регистрация участников, помощь в навигации, обработка запросов, работа с тендерами, постобработка данных, креативные концепции, наполнение, парсинг цеховых предложений, ментальная карта проекта, сценарий мероприятий, поиск ошибок и несостыковок в таймингах и логистике, — это те самые задачи, которые ивент-менеджер может делегировать ИИ.
Шаг 2. Сформируйте базу знаний и подберите инструмент
ИИ не работают без информационной системы. В основном нейросети пользуются эвристическим методом сбора данных, поэтому важно загрузить документы, сметы, презентации, типовые шаблоны, сценарии — тот тип документации, который вы планируете автоматизировать.
Не все технологии одинаково эффективны. Важно выбирать проверенные и устойчивые решения, которые можно интегрировать с текущими системами. Оцените платформы по нескольким критериям: точность прогнозов, простота интеграции, наличие инструментов аналитики и визуализации. На этом этапе я рекомендую LLM arena. В этом сервисе вы можете один и тот же промт прогонять через несколько нейросетей сразу и сравнивать результаты, причем совершенно бесплатно.
Шаг 3. Оценивайте результаты через KPI и формируйте свой «банк промтов»
Ключевые метрики успеха внедрения ИИ:
- экономия времени и ресурсов (часы/проект/люди);
- рост вовлеченности участников, рост удовлетворенности результатом, WINRATE;
- снижение затрат на подготовку/реализацию проекта;
- индекс удовлетворенности членов вашей команды;
- индекс удовлетворенности команды клиента.
Обязательно фиксируйте ветки диалогов, ведите банк промт-команд, дублируйте в текстовый редактор и перерабатывайте любую информацию. ИИ должен дополнять вас, а не заменять.
Этические риски и барьеры
В прошлом году мы совместно с ВШЭ проводили «Форум этики искусственного интеллекта», куда прибыли все представители стран BRICS. Обсуждали риски, потенциальные угрозы тотального внедрения ИИ, а также инструменты удерживания и регулирования. Как и любая технология, ИИ не лишен определенных недостатков.
На первом месте вопросы конфиденциальности данных и безопасность. Плюс, возникает риск слишком большой зависимости от автоматизации, что может привести к потере гибкости в случае непредсказуемых сценариев. И, конечно, модели ИИ плохо работают с уникальными, нестандартными ситуациям.
Будем откровенны:
- ИИ часто лукавит. Порой, даже если просишь провести верификацию и фактчекинг.
- Все данные, что вы вводите, могут быть использованы третьими лицами где угодно и как угодно.
- Нейросети атрофируют настоящие таланты, но позволяют людям с меньшей квалификацией и упорством создавать видимую ценность своей работы. Это в конечном счете сильно вредит бизнесу.
Именно поэтому важно учитывать человеческий фактор. Контроль над процессами должен оставаться в руках специалистов, а этические и правовые нормы — в центре стратегии.
ИИ не заменит опытного продюсера. Он его усилит, освободив время для креативных решений, стратегического планирования и взаимодействия с ключевыми партнерами.
Технологии — это уже не роскошь, а необходимый инструмент для конкуренции, но использовать его необходимо осторожно. Контроль, безопасность и осознанность формируют среду, которая благоприятно скажется на бизнес-целях любого события.
Комментарии